Við annasaman inngang að viðburði er vandamálið sjaldnast QR-myndin sjálf. Raunverulega áskorunin er að vita hvort viðkomandi tilheyri þessum viðburði, hvort miðinn sé enn nothæfur, hvaða viðburðardagur sé virkur og hvort innritunin hafi í raun verið skráð. Gott QR-kerfi fyrir innritun á viðburðum ætti að tengja þessar ákvarðanir saman í stað þess að líta á skönnun sem sjálfvirkan aðgang.
QRGATE er hannað fyrir gestastjórnun á boðsmiðuðum viðburðum. Viðburðahaldarar geta búið til eða flutt inn gestalista fyrir tiltekinn viðburð, sent persónuleg boð og einstaka QR-miða og síðan notað staðfesta innritun til að skrá komu. Ef gestur getur ekki sýnt QR-miðann sinn geta heimilaðir starfsmenn við inngang einnig fundið gestinn í innritunarviðmótinu og lokið handvirkri innritun. RSVP sýnir vilja til þátttöku, en samþykkt innritun skráir raunverulega komu á viðburðinn.
Vandamálið í rekstrinum: Lesanlegur QR-kóði er ekki fullkomið aðgangsferli
Handvirkur aðgangur sameinar oft nokkur ótengd verkefni. Starfsfólk leitar að nafni á pappír eða í töflureikni, ber það saman við boð, ákveður hvort viðkomandi eigi að fá aðgang og reynir að sjá hvort sami miði hafi þegar verið notaður. Þegar margir mæta á sama tíma getur þetta skapað óvissu og ósamræmi í ákvörðunum við innganginn.
- Starfsfólk við inngang getur þurft að leita að nöfnum, fyrirtækjum eða fjölda gesta á meðan fólk bíður.
- Erfitt er að uppfæra pappírslista og halda þeim samræmdum við fleiri en einn inngang.
- Töflureiknir getur sýnt boðsgest eða RSVP-svar, en ekki endilega skráða innritun.
- Hægt er að sýna afritaða eða endurnýtta QR-mynd aftur nema reglur viðburðar og miða séu notaðar.
- Teymi geta ruglað saman boðsgestum, gestum sem hafa staðfest komu og gestum sem hafa í raun verið innritaðir.
- Tímabundin nettengingstruflun getur flækt aðgang nema innritunarferlið sé hannað til að takast á við hana.
Af hverju algengar lausnir duga ekki
Pappírslisti getur staðfest að nafn hafi verið væntanlegt, en hann beitir ekki sjálfur aðgangsreglum fyrir tiltekinn viðburð og heldur ekki utan um tengda skrá yfir samþykktan aðgang. Sameiginlegur töflureiknir er sveigjanlegri, en starfsfólk þarf samt að samræma uppfærslur og túlka stöður á sama hátt. QR-skönnun auðveldar auðkenningu, en skönnunin þarf enn að tengjast viðburði, gesti og miðareglum áður en aðgangur er skráður. Reglur um einn aðgang þurfa einnig rétt samhengi viðburðarins. QR-miði ætti ekki einfaldlega að verða ógildur alls staðar eftir eina skönnun. QRGATE beitir stilltum reglum um leyfðan og notaðan aðgang. Á viðburðum sem styðja marga daga getur sami miði áfram verið nothæfur á síðari viðburðardegi samkvæmt reglum þess dags, en stilling fyrir marga aðganga getur leyft endurteknar innritanir á virkum degi.
- QR-skönnun auðkennir viðeigandi gest eða miða áður en reglur viðburðar ákvarða niðurstöðuna.
- RSVP-staða er ekki sönnun þess að gestur hafi mætt.
- Skrá á gestalista er ekki það sama og samþykkt innritun.
- Handvirk innritun gesta ætti að fylgja sömu reglum um viðburð og aðgang og QR-innritun.
- Halda þarf mismunandi rekstrarstillingum skýrt aðskildum svo aðgangur, gagnaskoðun og notkun Custom Item ruglist ekki saman.
Hvernig QRGATE leysir vandamálið við innritun af gestalista
QRGATE heldur öllu ferlinu í sama samhengi viðburðar: viðburði, gestalista, boði, QR-miða og innritun. Viðburðahaldari stjórnar því hverjir eru á gestalista viðburðarins með handvirkri skráningu eða studdum Excel-innflutningi. Þegar gestur er kominn á gestalista viðburðarins getur QRGATE útbúið einstakan QR-miða sem tengist viðkomandi viðburði og samhengi gests og miða. Við innganginn beitir kerfið viðeigandi viðskiptareglum áður en innritun er samþykkt eða hafnað. Ef QR-miðinn er ekki tiltækur geta heimilaðir starfsmenn við inngang leitað að gestinum og lokið aðgangi í sama stýrða ferli.
- Viðburðurinn gefur upp dagsetningu, tímabelti, aðgangsstillingu og, þegar við á, samhengi viðburðardags.
- Gestalistinn inniheldur gestaskrá fyrir tiltekinn viðburð og þær gestaupplýsingar sem heimilaðar eru.
- QR-miðinn auðkennir viðeigandi viðburð og samhengi gests og miða.
- Innritun metur reglur viðburðar, stöðu gests og miða, leyfðan eða notaðan aðgang og aðgang að viðeigandi degi.
- Handvirk gestaleit er varaleið þegar gestur getur ekki sýnt QR-miðann.
- Niðurstaða innritunar skráir samþykktan eða hafnaðan aðgang, ekki aðeins skönnun.
QRGATE-einingarnar og hvernig þær vinna saman
QR-innritun gesta byggist á samspili nokkurra QRGATE-geta, ekki sjálfstæðum QR-skanna. Hver hluti ferlisins hefur skýrt rekstrarhlutverk.
- Viðburður og gestalisti: búðu til viðburð og haltu utan um gesti fyrir viðburðinn með handvirkri skráningu eða studdum Excel-innflutningi.
- Boð og QR-miði: sendu persónuleg boð og gefðu hverjum gesti einstakan QR-miða.
- Apple Wallet og Google Wallet: Stuðningshæfum miðum má vista í veski gestsins; þeir eru samt sami undirliggjandi QRGATE-miðinn.
- Hostess Mode og starfsfólk við inngang: heimilaðir notendur geta skannað QR-miða gesta og fengið tafarlausa niðurstöðu um aðgang.
- Handvirk innritun gesta: heimilaðir starfsmenn geta leitað að gesti þegar QR-miðinn er ekki tiltækur og lokið innritun í stýrðu ferli viðburðarins.
- Sjálfvirk innritun gesta: boðsgestir geta hafið eigin innritun með sömu miðlægu reglum viðburðar og miða.
- Stöðvar og rekstrarskjáir: nafngreindar stöðvar, Entry Monitor og studd Live Operations-skjámynd hjálpa teymum að skipuleggja og fylgjast með vinnu á staðnum.
- Samstilling án nettengingar: studdar innritanir geta verið vistaðar tímabundið í tækinu og samstilltar við miðlægt QRGATE-kerfi þegar tenging kemst aftur á.
- Data Reader: Manual Mode getur auðkennt gest með QR-kóða eða studdri leit til að sýna heimilar gesta- eða Custom Item-upplýsingar. Hún er aðskilin frá aðgangsinnritun.
Hagnýtt ferli fyrir viðburðahaldara
Hugsum okkur boðsmiðaðan fyrirtækjamóttökuviðburð þar sem gestir koma um tvo innganga. Viðburðahaldarinn vill hafa einn stýrðan gestalista, hraða QR-staðfestingu, varaleið fyrir gesti án miða og samræmdar aðgangsreglur fyrir bæði teymi.
- 1. Stilltu viðburðinn. Settu dagsetningar, tímabelti, aðgangsstillingu og, fyrir margra daga viðburð, viðeigandi daga og aðgang gesta að þeim.
- 2. Settu upp gestalistann. Búðu til gesti handvirkt eða fluttu inn studdan Excel-gestalista.
- 3. Sendu boðið. Gefðu hverjum gjaldgengum gesti aðgang að einstökum QR-miða. RSVP-svar getur hjálpað við að meta vilja til þátttöku, en býr ekki til innritun.
- 4. Undirbúðu inngangsferlið. Úthlutaðu heimiluðu starfsfólki og notaðu Hostess Mode fyrir innritun með aðstoð starfsfólks eða stilltu á sjálfvirka innritun þegar gestastýrt ferli hentar.
- 5. Prófaðu ferlið fyrir viðburðinn. Starfsfólk getur kynnst myndavél, QR-skönnun og niðurstöðum áður en opnað er fyrir gesti.
- 6. Staðfestu hvern QR-miða. QRGATE auðkennir gestinn og miðann og beitir reglum um viðburð, virkan dag og leyfðan eða notaðan aðgang áður en innritun er samþykkt eða hafnað.
- 7. Meðhöndlaðu gesti án QR-miða. Leitaðu að gestinum í innritunarviðmótinu og ljúktu handvirkri innritun þegar heimild er til staðar.
- 8. Beittu stilltum aðgangsreglum. Miði með fleiri en einum leyfðum aðgangi er nothæfur þar til aðgangarnir hafa verið notaðir, en stilling fyrir marga aðganga getur leyft endurteknar innritanir samkvæmt uppsetningu viðburðarins.
- 9. Fylgstu með rekstrarstöðu. Viðburðahaldarar geta greint á milli innritaðra gesta og þeirra sem eiga eftir að innritast og notað studdar viðburðar-, dags-, stöðva- og aðgangsskjámyndir til að samræma teymið.
- 10. Tengstu aftur þegar þarf. Stuðningshæf innritunarvirkni sem skráð var í tímabundnu netsambandsleysi getur beðið í tækinu og samstillst við miðlæga kerfið þegar tenging kemst aftur á.
QR-innritun þegar gestur getur ekki sýnt miðann sinn
Raunverulegir inngangar þurfa varaleið. Gestur gæti ekki hafa fengið tölvupóst, skipt um síma, ekki fundið boðið eða einfaldlega mætt án þess að hafa QR-miðann tilbúinn. QRGATE gerir heimiluðu starfsfólki kleift að halda gestinum í sama ferli viðburðarins í stað þess að skipta yfir í sérstakan pappírslista.
- Notaðu gestaleit í innritunarviðmótinu.
- Leitaðu með þeim gestaupplýsingum sem eru tiltækar.
- Veldu réttan gest úr niðurstöðunum.
- Ljúktu handvirkri innritun í sama stýrða aðgangsferli viðburðarins.
- Beittu viðeigandi aðgangs- og viðburðarreglum áður en komu er skráð.
- Haltu niðurstöðu innritunar tengdri gestaskrá viðburðarins.
Einn aðgangur, margir aðgangar og aðgangur að mörgum viðburðardögum
QR-miði getur táknað meira en einfaldan kóða sem er skannaður einu sinni. QRGATE tengir hann við aðgangsreglur gestsins fyrir tiltekinn viðburð. Þannig getur kerfið greint á milli miða þar sem leyfðir aðgangar eru uppurnir og miða sem er enn í gildi fyrir annan aðgang eða annan gjaldgengan viðburðardag.
- Reglur um einn aðgang koma í veg fyrir nýjan samþykktan aðgang eftir að leyfður aðgangur hefur verið notaður á viðkomandi degi.
- Gestur með fleiri en einum leyfðum aðgangi getur notað sama QR-miða þar til heimiluðu aðgangarnir eru uppurnir.
- Stilling fyrir marga aðganga getur leyft endurteknar samþykktar innritanir á virkum viðburðardegi.
- Á viðeigandi margra daga viðburðum getur sami QR-miði fyrir viðburðinn verið nothæfur á leyfðum viðburðardögum.
- Ekki þarf að gefa út sérstakan QR-miða fyrir hvern viðburðardag.
- Sérhver framvísun fer samt í gegnum staðfestingu QRGATE fyrir viðburðinn.
Innritun án nettengingar við tímabundin tengingarvandamál á staðnum
Tímabundin tengingarvandamál þurfa ekki að neyða inngangsteymið aftur í pappír. QRGATE styður innritun án nettengingar fyrir studdar innritunaraðgerðir. Gögn sem bíða geta verið vistuð í tækinu á meðan viðmótið sýnir stöðu ótengingar og samstillingar og síðan samstillst við miðlæga kerfið þegar tenging kemst aftur á.
- Notendur sjá þegar innritunarviðmótið er án nettengingar.
- Staða samstillingar sem bíður er sýnileg.
- Studd innritunarvirkni getur varðveist í tækinu þar til samstilling tekst.
- Miðlæga QRGATE-kerfið er endanleg uppspretta gagna eftir samstillingu.
- Geta án nettengingar nær til studdra innritunaraðgerða, ekki sjálfkrafa allra QRGATE-eininga.
Hvað tengt QR-aðgangsferli bætir
Rekstrarávinningurinn felst í því að halda auðkenni gests, samhengi viðburðar, miðareglum og skráðri komu saman. Í stað þess að láta inngangsteymi samræma margar óháðar gagnaveitur veitir QRGATE samræmt ferli fyrir bæði QR-innritun og handvirka innritun gesta.
- Draga úr háðinu á pappírslistum og ótengdum töflureiknum við innganginn.
- Beita samræmdum reglum viðburðar og miða við fleiri en einn inngang.
- Gefðu starfsfólki bæði QR-skönnun og gestaleit.
- Haltu skýrum greinarmun á boðsgestum, RSVP-staðfestum gestum og innrituðum gestum.
- Tengdu leyfða aðganga og fyrri notkun við miða gestsins.
- Styðjið Hostess Mode með aðstoð starfsfólks og sjálfvirka innritun gesta.
- Styðjið innritun án nettengingar þegar tenging rofnar tímabundið.
- Haltu innritunarvirkni tengdri miðlægum gestalista viðburðarins.
Er þetta rétta QR-innritunarleiðin fyrir viðburðinn þinn?
QRGATE er ætlað viðburðahöldurum, umboðsskrifstofum, fyrirtækjateymum, félagasamtökum og vettvöngum sem stýra gestalistum og þurfa samhangandi leið frá boði að skráðum aðgangi. Lausnin hentar sérstaklega þegar pappírslistar eða töflureiknar veita ekki lengur næga stjórn við innganginn, þegar margir notendur þurfa sömu aðgangsreglur eða þegar gestir þurfa bæði QR-leið og handvirka varaleið. QRGATE er ekki opin markaðstorgslausn fyrir miða, opinn neytendavettvangur fyrir miðasölu, CRM-kerfi eða almennt greiðslukerfi. Áherslan er á gestastjórnun sem viðburðahaldari stýrir: gestalista, boð, QR-miða, veskispassa, aðgangsheimildir og staðfesta innritun.
- Boðsmiðaðir viðburðir og viðburðir með gestalistum sem viðburðahaldari stjórnar
- Fyrirtækjaviðburðir, ráðstefnur, athafnir, verðlaunaviðburðir og viðburðir á vegum umboðsskrifstofa
- VIP- og stýrðir gestalistar
- Eins dags og stilltir margra daga viðburðir
- Viðburðir sem þurfa QR-skönnun og handvirka gestaleit
- Inngangsteymi sem nota Hostess Mode með aðstoð starfsfólks
- Viðburðir sem sameina starfsfólk við inngang og sjálfvirka innritun gesta
- Rekstrarteymi sem vilja skipta út pappírslistum fyrir staðfest QR-miðaferli
Algengar spurningar
Hvernig tengir QRGATE gestalista sem viðburðahaldari stjórnar við QR-innritun?
Viðburðahaldari býr til eða flytur inn gesti á gestalista fyrir tiltekinn viðburð. QRGATE tengir gjaldgenga gesti við persónuleg boð og einstaka QR-miða. Við innganginn auðkennir QR-miðinn viðeigandi viðburð og samhengi gests og miða, en innritunarferlið beitir aðgangsreglum viðburðarins áður en niðurstaðan er skráð.
Veita QR-miðar frá QRGATE sjálfkrafa aðgang?
Nei. QR-miðinn auðkennir viðeigandi viðburð og samhengi gests og miða. QRGATE metur síðan viðburðinn, stöðu miðans, aðgangsstillingu, leyfðan fjölda aðganga, fyrri notkun og viðeigandi reglur viðburðardags áður en samþykkt innritun er skráð.
Getur QRGATE komið í veg fyrir endurnotkun QR-miða með einum aðgangi?
Já. QRGATE beitir reglum viðburðarins um leyfðan og notaðan aðgang. Þegar leyfður aðgangur fyrir viðkomandi dag hefur verið notaður getur ný tilraun verið hafnað. Á gjaldgengum margra daga viðburði getur sami miði orðið nothæfur aftur á síðari leyfðum degi samkvæmt stilltum reglum.
Getur viðburður leyft fleiri en einn aðgang með sama QR-miða?
Já. Gestur getur haft fleiri en einn leyfðan aðgang og stillt ferli fyrir marga aðganga getur einnig stutt endurteknar samþykktar innritanir á virkum viðburðardegi. Sérhver framvísun fer samt í gegnum staðfestingarreglur viðburðarins.
Geta viðburðahaldarar séð hvaða gestir hafa innritast og hverjir ekki?
Já. QRGATE býður upp á studdar rekstrarskjámyndir fyrir innritaða gesti, gesti sem hafa ekki enn innritast, innritunarvirkni og viðeigandi upplýsingar um viðburð eða stöð.
Getur starfsfólk við inngang fundið og innritað gest handvirkt ef QR-miðinn er ekki tiltækur?
Já. Heimilað starfsfólk getur notað gestaleit í innritunarviðmótinu, fundið gest með tiltækum upplýsingum, valið réttan gest og lokið handvirkri innritun. Sömu reglur um viðburð og aðgang gilda áfram.
Hvað er Hostess Mode í QRGATE?
Hostess Mode er innritunarferli QRGATE með aðstoð starfsfólks. Heimilaður notandi notar síma eða stutt tæki til að skanna QR-miða gesta og QRGATE skilar tafarlausri niðurstöðu um aðgang. Gestaleit er einnig í boði þegar ekki er hægt að sýna QR-miða.
Geta studdar QRGATE-innritanir haldið áfram við tímabundið netleysi?
Já. Studdar innritunaraðgerðir geta haldið áfram í Offline Check-in-ferli QRGATE meðan á tímabundnu tengingarleysi stendur. Gögn sem bíða geta verið vistuð í tækinu og samstillst við miðlæga kerfið þegar tenging kemst aftur á. Stuðningur án nettengingar nær til studdra innritunaraðgerða, ekki allra eiginleika QRGATE.
Skiptu út handvirkri gestalistaskoðun fyrir tengt QR-aðgangsferli
Búðu til ókeypis kynningarviðburð í QRGATE og prófaðu allt gestaaðgangsferlið með þínum eigin gestalista og QR-miðum. Prófaðu QR-skönnun, Hostess Mode, handvirka gestaleit, sjálfvirka innritun og studda innritun án nettengingar áður en þú notar QRGATE á næsta viðburði.
Hefja ókeypis kynningarviðburð