Fyrir skipuleggjanda fyrirtækjaviðburðar fer líftími boðsins oft í gegnum mörg rekstrarskref. Upplýsingar um gesti geta byrjað í töflureikni, boðstexti verið útbúinn annars staðar, RSVP-svör skráð í öðru kerfi og mæting aðeins orðið sýnileg á vettvangi. Slík aðgreining gerir erfiðara að halda uppfærðri mynd af hverjum Guest sem hefur verið boðið. QRGATE býður upp á samtengt vinnuferli fyrir boðsmiðaða viðburði, en heldur RSVP-svari og raunverulegu Check-in aðskildum sem mismunandi stöðum. QRGATE er vettvangur fyrir rekstur viðburða — ekki CRM-kerfi, opinber miðasölumarkaður, greiðslumiðlun eða almennt sjálfvirknikerfi fyrir markaðssetningu.
Hvers vegna erfitt getur verið að halda utan um boðsferli fyrirtækja
Fyrirtækjaviðburður getur falið í sér stóran eða breytilegan gestalista, mismunandi upplýsingar í boðum, mörg tungumál og þörf fyrir að skilja hver hyggst mæta. Rekstrarvandinn felst ekki aðeins í því að búa til boðið, heldur einnig í að halda upplýsingum um Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket og Check-in tengdum réttum Event allan líftímann.
- Upplýsingar um Guest, Invitation, RSVP og mætingu geta slitnað í sundur þegar hvert skref er unnið í sérstöku verkfæri.
- Persónulegt Invitation þarf að vera tengt réttum Event og Guest-skrá.
- Samþykkt RSVP sýnir svar við Invitation en sannar ekki að Guest hafi mætt.
- Starfsfólk á staðnum þarf samræmda leið til að bera kennsl á Guest og beita Check-in-reglum viðkomandi Event.
- Eftir viðburðinn þurfa skipuleggjendur aðgang að Guest-, RSVP-, Check-in-, samskipta- og viðburðaupplýsingum til skýrslugerðar.
Hvað ætti umsjón með fyrirtækjaboðum að fela í sér?
Hagnýtt boðsferli fyrir fyrirtækjaviðburði ætti að ná yfir alla ferðina, ekki aðeins skilaboðin sem eru send út. Í QRGATE er Event miðlægt samhengi tengdra viðskiptaferla. Sami vettvangur tengir saman Guest-stjórnun, Invitations, QR Tickets, Check-in og Reports.
- Uppsetning og stilling Event, þar á meðal heiti, tími, tímabelti, tungumál, staða og valfrjálst vörumerki eða tölvupóstsniðmát.
- Umsjón með gestalista fyrirtækjaviðburðar í gegnum Guest-skrár sem tengjast einum Event.
- Persónuleg og staðfærð Invitations byggð á núverandi Guest- og Event-gögnum.
- Söfnun RSVP-svara þannig að hver Guest hafi uppfærða svarstöðu fyrir Invitation.
- Einstök QR Tickets sem bera kennsl á tengsl Guest og Event.
- Staðfest Check-in framkvæmt af heimiluðu Entry Staff eða í gegnum virkt Self Check-in-ferli.
- Reports og útflutningar með upplýsingum á borð við gestalista, RSVP-yfirlit, Check-in-virkni og samskiptasögu.
Hvernig QRGATE-einingarnar vinna saman
QRGATE er einn mátbundinn SaaS-vettvangur. Einingarnar hafa ólíka ábyrgð en nota sameiginlegt viðskiptalíkan og sameiginlegt Event-samhengi. Þannig er hægt að halda utan um líftíma boðsins án þess að meðhöndla gestalista, Invitation, QR Ticket og Check-in sem ótengdar færslur.
- Event veitir samhengi fyrir Guests, Invitations, QR Tickets, Check-ins og Reports.
- Guest er skrá yfir boðinn þátttakanda fyrir tiltekinn Event. Valfrjálsar upplýsingar geta verið nafn, netfang, fyrirtæki, starf, tungumál, sérsniðnir reitir og athugasemdir.
- Invitation er opinber samskipti milli Event og Guest. Það getur notað sniðmát, tungumál, vörumerki og núverandi Guest-gögn til persónusniðs.
- RSVP skráir núverandi svar Guest við Invitation og er aðskilið frá mætingu.
- QR Ticket er einstakt stafrænt auðkenni tengt Guest og Event. Það veitir ekki sjálft heimild til inngöngu.
- Check-in auðkennir Guest, metur viðskiptareglur vettvangsins og skráir inngönguatburðinn.
- Entry Staff og Self Check-in bjóða upp á ólíkar leiðir til að hefja sama Check-in-ferli fyrir Event.
- Reports veita skipulagðar yfirsýnir og útflutninga úr viðskiptagögnum en verða ekki að sjálfstæðum sannleiksuppsprettum.
Hagnýtt vinnuferli fyrir viðburðaskipuleggjendur
Ímyndaðu þér fyrirtækjamóttöku þar sem skipulagsteymið ber ábyrgð á boðum, svörum og inngöngu á vettvangi. Teymið getur skipulagt verkið sem eitt samtengt ferli í QRGATE:
- 1. Stilltu Event með nauðsynlegum upplýsingum, tungumáli og tiltækum stillingum fyrir vörumerki eða tölvupóstsniðmát.
- 2. Búðu til eða viðhaltu Guest-skrám Event. Hver Guest tilheyrir þeim Event og skipuleggjandinn vinnur því með gestalista fyrir tiltekinn viðburð, ekki ótengda alþjóðlega tengiliðaskrá.
- 3. Útbúðu Invitation með völdu tungumáli og sniðmáti. QRGATE notar núverandi Event- og Guest-upplýsingar þegar boðið er persónusniðið.
- 4. Sendu Invitation með tölvupósti. Staðfesta ætti framboð annarra samskiptaleiða við QRGATE áður en skipulagt er út frá þeim.
- 5. Leyfðu Guests að senda RSVP-svör í gegnum Invitation. Farðu yfir núverandi svarstöðu án þess að líta á hana sem staðfestingu á mætingu.
- 6. Búðu til og afhentu hverjum Guest einstakt QR Ticket sem hluta af boðsferlinu.
- 7. Fyrir viðburðinn skaltu úthluta heimiluðu Entry Staff eða virkja Self Check-in þar sem það á við fyrir virkan Event.
- 8. Á vettvangi er QR Ticket skannað eða sýnt. QRGATE finnur réttan Guest, beitir viðskiptareglum Event og skráir niðurstöðu Check-in.
- 9. Farðu yfir viðeigandi Reports og útflutninga meðan á eða eftir viðburðinn stendur, þar á meðal RSVP-, Check-in-, samskipta- og starfsfólksvirkni eftir því sem við á.
Hvers vegna ótengd handvirk vinnubrögð geta verið ófullnægjandi
Viðburðateymi sameina oft töflureikna, tölvupóstsverkfæri, handvirka RSVP-lista og sérstakt skönnunar- eða skráningarferli. Hvert verkfæri getur sinnt einu verkefni, en skipuleggjandinn þarf þá að samræma hvort færsla tákni boðinn Guest, svar, sent Invitation, QR-auðkenni eða raunverulegt Check-in. Endurtekin afritun getur einnig gert erfiðara að sjá hvaða færsla er sú nýjasta.
- Töflureiknir getur geymt gestaupplýsingar en veitir ekki sjálfkrafa samtengdan líftíma Invitation, RSVP, QR Ticket og staðfests Check-in.
- Óháð tölvupóstsferli getur sent skilaboð en varðveitir ekki endilega Event- og Guest-tengslin sem þarf fyrir inngöngu.
- Handvirkur RSVP-listi getur ruglað saman fyrirhugaðri mætingu og raunverulegri mætingu nema stöðurnar séu aðskildar með skýrum hætti.
- Sérstakur skanni eða pappírslisti getur gert starfsfólki erfiðara að vinna með sömu viðburðagögn og skipulagsteymið.
- QRGATE bregst við þessu með einu Event-miðuðu viðskiptalíkani þar sem samtengdar einingar nota sömu opinberu gögnin í stað ótengdra afrita.
Aðgreining RSVP-svars frá raunverulegri mætingu
Skipuleggjendur fyrirtækjaviðburða þurfa oft bæði upplýsingar til áætlanagerðar og nákvæma skrá yfir það sem gerðist á vettvangi. QRGATE meðhöndlar þetta sem ólíkar stöður viðburðar. RSVP er núverandi svar Guest við Invitation; árangursríkt Check-in er skráður viðveruatburður á Event.
- Notaðu RSVP-stöðu til að skilja yfirlýst svar Guest og styðja ákvarðanir í skipulagningu.
- Notaðu Check-in-stöðu til að skrá hvort gildur inngönguatburður hafi átt sér stað.
- Ekki nota samþykkt RSVP sem sönnun þess að Guest hafi mætt.
- Notaðu viðeigandi Reports og útflutninga til að skoða svar- og mætingarupplýsingar aðskildar.
- Ef þú þarft fyrirtækjaferli með samþykktum, sætisáætlunum, dagatali, CRM-samstillingu, þátttakendahlutun eða kostnaðareftirliti eru þær lausnir ekki staðfestar í fyrirliggjandi vöruupplýsingum. Hafðu samband við support@qrgate.org í stað þess að gera ráð fyrir að þær séu í boði.
Stuðningur við inngöngu með Entry Staff eða Self Check-in
Á viðburðardegi styður QRGATE tvær skjalfestar leiðir. Heimilað Entry Staff getur framkvæmt Check-in fyrir Event, en Self Check-in gerir boðnum Guest kleift að hefja ferlið í studdri sjálfsafgreiðslulot. Báðar leiðir nota viðskiptareglur vettvangsins; QR-myndin veitir ekki sjálfkrafa inngöngu.
- Entry Staff fær heimild á Event-stigi til að bera kennsl á Guests og framkvæma Check-in.
- Self Check-in notar tímabundna lotu tengda Event og beitir sömu viðskiptareglum og Check-in framkvæmt af Entry Staff.
- QR Ticket auðkennir Guest og Event; vettvangurinn ákveður niðurstöðu Check-in samkvæmt reglum sínum.
- Check-in-virkni er skráð og styður rekjanleika inngönguatburðarins og, þar sem við á, ábyrgðarskrá starfsfólks.
- QRGATE Offline Mode getur stutt afmörkuð Check-in-ferli við tímabundið sambandsrof og samstillir sjálfkrafa þegar tenging kemst á. Offline Mode þýðir ekki að allar aðgerðir vettvangsins séu í boði án tengingar.
Rekstrarlegur ávinningur fyrir teymi fyrirtækjaviðburða
Virði samtengds boðsferils fylgir vinnuferlinu sjálfu. Þegar Event-, Guest-, Invitation-, RSVP-, QR Ticket- og Check-in-færslur haldast tengdar þurfa skipuleggjendur að samræma færri aðskilin skref og geta greint betur á milli fyrirhugaðrar þátttöku og skráðs viðveruatburðar.
- Sameiginlegt Event-samhengi veitir skipulags- og vettvangsteymum sameiginlegt rekstrarviðmið.
- Persónusnið byggir á núverandi Guest- og Event-gögnum í stað fastra upplýsinga í boði.
- Aðskildar RSVP- og Check-in-stöður styðja nákvæmari áætlanagerð og yfirferð eftir viðburð.
- Einstök QR Tickets veita samræmda leið til að bera kennsl á boðna Guests áður en Check-in er staðfest.
- Entry Staff og Self Check-in styðja ólíkar rekstrarleiðir á vettvangi án aðskildra viðskiptareglna.
- Reports og útflutningar breyta samtengdum viðburðagögnum í yfirsýnir yfir gestalista, svör, inngöngu og samskipti.
- Audit- og viðburðaskrár veita sögulegt yfirlit yfir mikilvæga viðskipta-, starfsfólks- og Check-in-virkni.
Hentar QRGATE fyrir vinnuferli fyrirtækjaviðburðarins þíns?
QRGATE er hannað fyrir rekstur boðsmiðaðra viðburða þar sem skipulagsteymið þarf að tengja Guest-skrár, Invitations, RSVP, QR Tickets, Check-in og skýrslugerð viðburðar. Það getur hentað skipuleggjendum fyrirtækjaviðburða, ráðgjafastofum, innanhússteymum, félagasamtökum og vettvöngum sem halda boðsmiðaða Events.
- Veldu QRGATE þegar vinnuferlið hefst hjá boðnum Guest og heldur áfram í gegnum RSVP, QR-auðkenningu og inngöngu á viðburð.
- Skipuleggðu út frá skjalfestu tölvupóstsferli nema önnur samskiptaleið hafi verið staðfest fyrir reikninginn þinn eða Event.
- Líttu á fyrirtækjasértæk ferli á borð við samþykktakeðjur, sætisáætlanir, CRM-samstillingu, dagatalsstjórnun og kostnaðareftirlit sem óstaðfest nema stuðningur QRGATE veiti núverandi upplýsingar.
- Mundu að QRGATE er ekki CRM, opinber miðasölumarkaður, greiðsluvettvangur eða almennt verkefnastjórnunarkerfi.
- Fyrir vöruspurningar sem skjalfest umfang svarar ekki skaltu hafa samband við support@qrgate.org.
Algengar spurningar
Hvað felst í umsýslu með fyrirtækjaboðum?
Hún felur í sér samhæfingu á Event, Guest-skrám, persónulegum Invitations, RSVP-svörum, einstökum QR Tickets, Check-in á vettvangi og skýrslugerð viðburðar. Í QRGATE eru þetta samtengdar einingar í einum vettvangi fyrir rekstur boðsmiðaðra viðburða.
Getur QRGATE sérsniðið boð fyrir einstaka gesti fyrirtækjaviðburðar?
Já. QRGATE Invitations tengjast tilteknum Event og Guest og geta notað núverandi Guest-gögn, sniðmát, tungumál og tiltækt vörumerki við persónusnið í keyrslu.
Geta Guests svarað fyrirtækjaboðum með RSVP?
Já. RSVP er formlegt svar Guest við Invitation. QRGATE heldur utan um núverandi RSVP-stöðu Guest og Event en heldur henni aðskildri frá Check-in.
Hvernig tengjast QR Tickets fyrirtækjaboðum og Check-in?
QR Ticket er einstakt stafrænt auðkenni tengt Guest og Event og tengist Invitation. Það hjálpar vettvangnum að bera kennsl á Guest, en síðan beitir Check-in-ferlið viðskiptareglum Event. QR Ticket eitt og sér veitir ekki inngöngu.
Geta viðburðaskipuleggjendur greint á milli RSVP-svara og raunverulegrar mætingar?
Já. QRGATE meðhöndlar RSVP og Check-in sem aðskildar stöður. RSVP skráir svarið við Invitation en árangursríkt Check-in skráir viðveruatburð á Event.
Getur starfsfólk fyrirtækjaviðburðar notað Entry Staff eða Self Check-in á vettvangi?
Já. Heimilað Entry Staff getur hafið Check-in og Self Check-in getur gert boðnum Guests kleift að hefja eigin inngöngu í studdri lotu tengdri Event. Báðar leiðir nota viðskiptalega sannprófun vettvangsins.
Styður QRGATE Check-in ef nettengingin rofnar?
QRGATE styður skilgreind Check-in-ferli í Offline Mode. Studdir viðburðir geta verið skráðir staðbundið og samstillast sjálfkrafa við miðlæga kerfið þegar tenging kemst aftur á. Offline Mode gerir ekki allar aðgerðir vettvangsins aðgengilegar.
Er QRGATE CRM- eða almennt sjálfvirknikerfi fyrir markaðssetningu?
Nei. QRGATE er skýjabundinn SaaS-vettvangur fyrir rekstur boðsmiðaðra viðburða. Það er ekki CRM, opinber miðasölumarkaður, greiðslumiðlun eða almennt sjálfvirknikerfi fyrir markaðssetningu.
Tilbúin(n) að tengja saman boðsferli fyrirtækisins?
Búðu til QRGATE-reikning og prófaðu kynninguna til að sjá hvernig Event-, Guest-, Invitation-, RSVP-, QR Ticket- og Check-in-ferli geta unnið saman. Ef þú ert með vöruspurningu utan skjalfests umfangs skaltu hafa samband við support@qrgate.org.
Stofna reikning og prófa QRGATE-kynninguna