Vörukynningar byggja oft á stýrðri upplifun gesta fremur en opinni skráningu eða miðasölu. Rekstrarlega áskorunin er að tengja saman boðinn gestalista, boð, RSVP-svar, QR Ticket og ferlið við innganginn, þannig að teymi vörukynningarinnar vinni með sömu Event-gögnin. Gestastjórnunarkerfi fyrir vörukynningu þarf því að styðja alla ferð boðsins, ekki aðeins sendingu tölvupósts eða skönnun QR-kóða. QRGATE er hannað fyrir þetta vinnulag: skipuleggjandinn býr til eða flytur inn gestalistann, sendir persónuleg boð, virkjar RSVP þegar þörf er á, gefur út einstök QR Ticket og skráir Check-in með heimiluðu Entry Staff eða Self Check-in. Vörukynningin er hér samhengi viðburðarins en ekki sérstakur vöruflokkur innan QRGATE.
Hverju teymi vörukynningar þarf að hafa stjórn á
Boðsmiðuð kynning getur náð til fjölmiðla, samstarfsaðila, viðskiptavina, starfsfólks, VIP-gesta eða annarra boðsgesta. Gestirnir kunna að þurfa mismunandi meðhöndlun, en allir tilheyra samt sama Event-samhengi. Töflureiknir getur geymt nöfn, tölvupóstskerfi skilaboð og sérstakt inngangskerfi skannað kóða. Slík skipting getur gert erfiðara að sjá hverjum var boðið, hvort RSVP-svar barst, hvort QR Ticket tilheyri réttum Event og hvort Check-in hafi í raun tekist.
- Fyrirfram skilgreindan gestalista í umsjón skipuleggjanda í stað opinnar sjálfsskráningar þátttakenda
- Persónuleg boð tengd við Event og réttan Guest
- Valfrjálsa RSVP-mælingu sem er aðskilda frá raunverulegri mætingu
- Einstök QR Ticket tengd réttum Guest og Event
- Check-in með aðstoð starfsfólks eða Self Check-in gesta samkvæmt staðfestingarreglum vettvangsins
- Guest-tengd Extra Items, svo sem VIP-aðgang, máltíðir, bílastæði eða gjafir
- Skýrslur og útflutning fyrir eftirfylgni og úttekt eftir viðburð
Hagnýtt vinnuferli fyrir gesti á vörukynningu
Markaðs- eða viðburðateymi getur notað eftirfarandi vinnuferli fyrir ímyndaða boðsmiðaða kynningu. Skipuleggjandinn hefur stjórn á Guest-færslunum allan tímann; gestur bætir sér ekki sjálfur við Event með opinni skráningarformi.
- Búðu til Event og stilltu viðeigandi Event-stillingar, þar á meðal hvort RSVP sé virkt.
- Búðu til gestalista vörukynningarinnar í QRGATE eða flyttu hann inn úr studdu Excel-sniði. Skipuleggjandinn getur síðan stjórnað og flutt út listann fyrir viðkomandi Event eftir þörfum.
- Sendu persónuleg boð með tölvupósti. Hvert boð er tengt við Event og Guest og getur afhent QR Ticket gestsins sem hluta af boðsferlinu.
- Ef RSVP er virkt getur hver boðsgestur svarað á sinni eigin QR Ticket-síðu. Möguleg staða er Pending, Attending eða Not attending.
- Búðu til og afhentu einstök QR Ticket. QR Ticket auðkennir tengsl Guest og Event; það er ekki eitt og sér sjálfstæður aðgangsréttur.
- Við staðinn skaltu nota heimilað Entry Staff eða virkja Self Check-in. QRGATE beitir viðskiptareglum sínum og skráir niðurstöðuna sem Check-in.
- Eftir kynninguna skaltu fara yfir skýrslur eða útflutning fyrir Guest, RSVP, Check-in, Extra Items og önnur tiltæk Event-gögn.
Hvernig QRGATE-einingarnar vinna saman
QRGATE notar Event sem sameiginlegt samhengi fyrir allt vinnuferlið. Einingarnar eru hlutar af einum vettvangi en ekki ótengdar vörur með aðskildar færslur. Þannig helst gestafærslan sem skipuleggjandinn stjórnar viðmiðunarpunktur þegar boðs- og inngangsferlið þróast.
- Event: Veitir samhengi kynningarinnar og stillingar á Event-stigi, þar á meðal virkjun RSVP og tungumál boðsins sem gestir sjá.
- Guest: Geymir Event-sértæka færslu boðsgestsins. Skipuleggjandinn býr til, flytur inn og stjórnar Guest-færslum.
- Invitation: Notar Event- og Guest-gögn til að búa til og senda persónuleg boð í gegnum skjalfesta tölvupóstsrás.
- RSVP: Skráir núverandi þátttökusvar boðsgests þegar það er virkt. Guest getur uppfært svarið á sinni eigin QR Ticket-síðu á meðan studdu líftímabili Event stendur.
- QR Ticket: Veitir einstakt stafrænt auðkenni sem tengist einum Guest og einum Event. Reglur vettvangsins ákvarða hvort Check-in sé gilt.
- Check-in: Skráir raunverulegan inngang eftir að vettvangurinn hefur staðfest Guest, Event og viðeigandi viðskiptareglur.
- Entry Staff og Self Check-in: Veita tvær leiðir til að hefja inngang. Self Check-in notar sömu viðskiptareglur og Check-in með aðstoð starfsfólks en er ekki sérstakt staðfestingarferli.
- Extra Items og Reports: Tengja Guest-tengda þjónustu eða hluti við Event og veita rekstrarsýn, yfirlit og útflutning þar sem það er stutt.
Haltu RSVP aðskildu frá mætingu á vörukynningu
RSVP-stjórnun nýtist þegar teymi vill fylgjast með þátttökuáformum fyrir Event. RSVP skal ekki túlka sem sönnun þess að Guest hafi mætt. Ef RSVP er virkt getur Guest valið Attending eða Not attending á sinni QR Ticket-síðu eða verið í stöðunni Pending / No response yet. Guest List getur sýnt núverandi RSVP-stöðu, haft sérstakan RSVP-dálk og tekið saman eða raðað þessum stöðum. Gilt Check-in er sérstök skráð Event-aðgerð sem sýnir raunverulegan inngang. Attending-svar býr ekki sjálfkrafa til Check-in og Not attending-svar ógildir ekki sjálfkrafa QR Ticket.
- Notaðu RSVP til að skilja nýjasta svar boðsgesta.
- Notaðu Check-in til að skrá hvað gerðist við inngang vörukynningarinnar.
- Ekki nota RSVP-heildartölur sem mætingartölfræði.
- Ef Guest breytir svari verður síðasta svar sem tókst að vista núverandi svar.
Veldu Check-in með aðstoð starfsfólks eða Self Check-in
Rétt inngangsferli fer eftir því hvernig teymið vill að gestir hefji innkomu. Með Check-in aðstoðað af starfsfólki geta heimiluð Entry Staff auðkennt gesti, beitt staðfestingarreglum Event og skráð inngang. Með Self Check-in hefst ferlið af boðsgestinum sjálfum með eigin QR Ticket eða studdu auðkenni, en vettvangurinn beitir samt sömu miðlægu viðskiptareglunum. Báðar leiðirnar tengjast sömu Guest- og Event-færslum.
- Notaðu Entry Staff þegar inngangsteymið þarf að leiðbeina gestum eða leysa frávik á staðnum.
- Notaðu Self Check-in þegar uppsetning kynningarinnar hentar gestastýrðri innkomu án þess að starfsfólk hefji hvert Check-in.
- Notaðu sömu Event-sértæku gögnin og staðfestingarreglurnar í stað sérstaks inngangslista.
- Notaðu hlutverkabundinn aðgang svo Entry Staff geti sinnt úthlutuðum Event-aðgerðum án þess að vera meðhöndlað sem Guest eða fullur stjórnandi.
Fylgstu með VIP-aðgangi, máltíðum, bílastæðum og gjöfum sem Guest Extras
Vörukynningar geta falið í sér Guest-sértæka hluti eða réttindi. Í ímyndaðri kynningu gæti skipuleggjandi úthlutað einum Guest bílastæðisrétti, öðrum hópi máltíð eða völdum boðsgestum gjöf. Extra Items-líkan QRGATE tengir þessa þjónustu, réttindi eða hluti við Event og viðkomandi Guest. Líftími þeirra getur falið í sér úthlutun, tiltækileika og skráningu innlausnar eða afhendingar þar sem uppsett ferli styður það. Þetta er skipulagðara en að fela upplýsingarnar í frjálsum minnispunktum.
- Búðu til Event-sértækar Extra Item-gerðir í stað fasts vörukynningarpakka.
- Úthlutaðu einum eða fleiri Extra Items til viðkomandi Guest.
- Láttu heimilað starfsfólk skrá afhendingu eða innlausnarstöðu þar sem við á.
- Notaðu skýrslur Extra Items ásamt upplýsingum um Guest og Check-in við rekstrarúttekt.
Notaðu tungumálastillingar Events fyrir alþjóðlega gesti
Ef alþjóðleg vörukynning hefur boðsgesti sem kjósa annað tungumál en stjórnunaryfirborðið getur skipuleggjandinn valið tungumál fyrir boðið sem gestir sjá á Event-stigi. Þessi stilling er óháð tungumáli stjórnborðsins og hægt er að velja ensku á tenant sem er ekki á ensku. Kerfistexti QRGATE í Invitation, QR Ticket-síðu Guest og Calendar-síðu fylgir tungumáli gesta sem valið er fyrir Event. Efni sem skipuleggjandinn slær sjálfur inn, svo sem heiti vörukynningar, lýsing, staðsetning, klæðaburður og leiðbeiningar, er ekki þýtt sjálfkrafa.
- Stilltu tungumál gesta á Event-stigi.
- Haltu tungumáli stjórnborðsins aðskildu frá upplifun gesta.
- Notaðu sama Event-tungumál fyrir kerfistexta QRGATE í Invitation, Ticket og Calendar.
- Farðu sérstaklega yfir efni sem skipuleggjandinn slær inn þar sem það helst óbreytt.
Hvar QRGATE passar — og hvar ekki
QRGATE er boðsmiðaður vettvangur fyrir rekstur viðburða með gestalista sem skipuleggjandinn stjórnar. Það er ekki CRM-kerfi, opin miðasala, greiðslumiðlun eða almenn markaðssjálfvirkni. QRGATE býður ekki upp á opið skráningarform þátttakenda eða ferli þar sem gestur bætir sér sjálfur við gestalista vörukynningarinnar. Þess vegna hentar það betur þegar teymið hefur þegar skilgreint hverjum eigi að bjóða og þarf að samræma þessa boðsgesti við innganginn.
- Veldu QRGATE fyrir stýrðan, boðsmiðaðan gestarekstur frá listastjórnun til Check-in og skýrslugerðar.
- Notaðu núverandi skipulagsferli til að ákveða hverjir eiga heima á gestalistanum.
- Ekki gera ráð fyrir opinni miðasölu, greiðslumiðlun eða opinni sjálfsskráningu þátttakenda.
- Ef hæfni er ekki skjalfest á þessari síðu skaltu hafa samband við support@qrgate.org í stað þess að gera ráð fyrir að hún sé tiltæk.
Gátlisti fyrir næstu vörukynningu
Áður en þú velur gestastjórnunarkerfi fyrir vörukynningu skaltu kortleggja allt rekstrarferlið í stað þess að meta QR-skönnun eina og sér. Eftirfarandi spurningar geta hjálpað markaðsteymi, umboðsskrifstofu eða vettvangi að meta hvort boðsmiðað vinnulag henti kynningunni.
- Mun skipuleggjandinn búa til eða flytja inn gestalistann áður en boð eru send?
- Þarf teymið valfrjáls RSVP-svör án þess að rugla þeim saman við mætingu?
- Á hver boðsgestur að fá einstakt QR Ticket tengt við Event?
- Verður inngangurinn mannaður af Entry Staff, notast við Self Check-in eða hvort tveggja?
- Þarf að fylgjast með stöðu VIP-aðgangs, máltíða, bílastæða, gjafa eða annarra Guest Extras sem tengjast Event?
- Þarf teymið sýn á Guest List, Check-in-skýrslur, Extra Items-skýrslur eða útflutning?
- Þurfa alþjóðlegir gestir sérstakt tungumál fyrir gestaupplifun Event?
- Er þörfin boðsmiðuð gestastjórnun fremur en opin skráning eða miðasala?
Algengar spurningar
Get ég flutt gestalista fyrir vörukynningu inn úr Excel?
Já. Skipuleggjandinn getur búið til Guest-færslur í QRGATE eða flutt þær inn úr studdu Excel-sniði. Færslurnar tilheyra tilteknum Event og má síðan nota fyrir Invitation, QR Ticket, Check-in og skýrslur.
Getur QRGATE stjórnað boðsmiðaðri vörukynningu án opinnar skráningar þátttakenda?
Já. QRGATE er hannað fyrir boðsmiðaða Event með fyrirfram skilgreindum gestalista í umsjón skipuleggjanda. Skipuleggjandinn býr til, flytur inn og stjórnar Guest-færslunum; gestir bæta sér ekki við með opnu skráningarformi.
Geta boðsgestir á vörukynningu sent RSVP-svar?
Já, þegar RSVP er virkt fyrir Event. Hver Guest getur svarað á sinni QR Ticket-síðu með Attending eða Not attending eða verið í stöðunni Pending / No response yet. Guest getur uppfært fyrra svar á meðan studdu líftímabili Event stendur.
Telst RSVP-svar sem Check-in á vörukynningu?
Nei. RSVP skráir þátttökuáform en Check-in skráir raunverulegan, staðfestan inngang. Attending-svar býr ekki sjálfkrafa til Check-in og Not attending-svar ógildir ekki sjálfkrafa QR Ticket.
Geta gestir á vörukynningu innritað sig sjálfir eða getur Entry Staff séð um innganginn?
Báðar leiðir eru studdar. Heimilað Entry Staff getur framkvæmt Check-in með aðstoð starfsfólks en Self Check-in gerir boðsgesti kleift að hefja innkomu með eigin QR Ticket eða studdu auðkenni. Báðar leiðir nota Event-sértækar viðskiptareglur vettvangsins.
Get ég fylgst með Guest Extras eins og VIP-aðgangi, máltíðum eða gjöfum?
Extra Items í QRGATE geta tengt Event-sértæka þjónustu, réttindi eða hluti við Guest. Eftir uppsettu ferli má fylgjast með úthlutun, tiltækileika og innlausnar- eða afhendingarstöðu og nota tengdar skýrslur við úttekt.
Getur tungumál boðs vörukynningarinnar sem gestir sjá verið annað en tungumál stjórnborðsins?
Já. Skipuleggjandinn getur valið tungumál boðsins sem gestir sjá á Event-stigi, óháð tungumáli stjórnborðsins. Kerfistexti QRGATE í Invitation, QR Ticket-síðu Guest og Calendar-síðu fylgir þeirri Event-stillingu. Efni sem skipuleggjandinn slær inn er ekki þýtt sjálfkrafa.
Styður QRGATE opinbera miðasölu fyrir vörukynningar?
Nei. QRGATE er ekki opinber miðasölu- eða greiðslumiðlunarlausn. Það styður boðsmiðaðan rekstur sem byggir á gestalista í umsjón skipuleggjanda. Hafðu samband við support@qrgate.org ef þú þarft upplýsingar um aðra hæfni.
Búðu til QRGATE-aðgang og prófaðu kynninguna
Settu upp boðsmiðað vinnuferli fyrir næstu vörukynningu, frá gestalista og boðum í umsjón skipuleggjanda til staðfestingar á QR Ticket og Check-in.
Búa til QRGATE-aðgang og prófa kynninguna