Starfsfólk viðburðastaða ber oft ábyrgð á sýnilegasta hluta boðsviðburðarins: að taka vel á móti gestum við innganginn. Verkefnið felst ekki aðeins í að skanna QR-kóða. Starfsfólk þarf að finna réttan gest á réttum viðburði, fylgja viðskiptareglum kerfisins, greina á milli RSVP-svars og raunverulegrar innritunar og stundum sjá leyfilegar gestaupplýsingar án þess að breyta þeim. QRGATE tengir þessi skref saman í einum SaaS-vettvangi sem byggir á viðburðum. Lausnin er ætluð fyrir boðsmiðaðan viðburðarekstur, ekki almenna skráningu þátttakenda, miðasölu eða almenna rekstrarstjórnun viðburðastaða.
Af hverju innritun gesta á viðburðastað getur orðið flókin
Þegar viðburðastaður, auglýsingastofa eða fyrirtækjateymi treystir á aðskild Excel-skjöl, tölvupóstsamskipti og ólík skönnunartól getur ferlið við innganginn orðið erfitt í stjórnun. Starfsfólk getur unnið eftir mismunandi útgáfum af gestalistanum og móttökuteymið haft aðgang að öðrum upplýsingum en þeir sem framkvæma innritun. RSVP-svör geta einnig verið tekin sem sönnun um mætingu og erfitt getur verið að staðfesta aukaatriði tengd gestum við komu.
- Aðgangsstarfsfólk þarf ferli sem er sniðið að viðkomandi viðburði til að finna og staðfesta boðsgesti.
- Móttöku- eða upplýsingateymi kann að þurfa lesaðgang að leyfilegum gestaupplýsingum.
- Teymið þarf skýran greinarmun á RSVP-svari gests og lokinni innritun.
- Gæði eins og VIP-bílastæði, máltíðir, gjafir eða aðrir Custom Items kunna að þurfa að vera sýnileg eða skráð við komu.
- Viðburðastjórar þurfa upplýsingar um innritun, gesti, Custom Items og virkni starfsfólks fyrir skýrslur og útflutning.
Hvað ætti að leita að í hugbúnaði fyrir innritun viðburðargesta
Gott kerfi ætti að tengja allt boðsferlið í stað þess að meðhöndla komu gesta sem einangrað QR-skönnunarverkefni. Viðburðurinn veitir rekstrarsamhengið. Skipuleggjandinn býr til eða flytur inn gestalista fyrir viðburðinn, sendir boð og gefur hverjum boðsgesti einstakan QR-miða. Á staðnum auðkennir QR-miðinn gestinn og viðburðinn; innritunin beitir síðan viðskiptareglum kerfisins áður en niðurstaðan er skráð.
- Uppsetning viðburðar og gestalisti fyrir viðkomandi viðburð sem skipuleggjandinn stýrir.
- Stuðningur við inn- og útflutning gestalista í Excel fyrir undirbúning og rekstur.
- Persónuleg boð tengd réttum gesti og viðburði.
- Einstakir QR-miðar tengdir einum gesti og einum viðburði.
- Innritun staðfest af bakenda og skráð í kerfinu, ekki aðeins QR-skönnun.
- Skýrslur um gestalista, RSVP-svör, innritunarvirkni, Custom Items og virkni aðgangsstarfsfólks.
Hvernig QRGATE fellur að verkflæði viðburðastaðarins
QRGATE sameinar einingar fyrir viðburði, gesti, boð, QR-miða, innritun og skýrslugerð í sameiginlegu viðskiptamódeli. Teymið við innganginn vinnur því með sömu gestaskrár fyrir viðkomandi viðburð og notaðar eru fyrir boð, RSVP-svör og skýrslugerð eftir viðburð. QR-miði er auðkenni, ekki sjálfstæður aðgangsréttur. Viðskiptareglur kerfisins ákvarða hvort innritun er samþykkt eða hafnað og innritunartilvikið er skráð til eftirfylgni.
- Skipuleggjandinn býr til, flytur inn og stýrir gestalistanum.
- Boðsferlið sendir viðeigandi upplýsingar um viðburðinn og QR-miðann.
- QR-miðinn hjálpar til við að finna boðsgestinn á staðnum.
- Innritunarferlið staðfestir gestinn og skráir komuna.
- Skýrslugerðin veitir rekstraryfirsýn og útflutning án þess að verða að sérstakri gagnauppsprettu gestaupplýsinga.
Veldu rétt hlutverk á staðnum: aðgangsstarfsfólk, gagnalesari eða sjálfsinnritun
Ólík teymi á viðburðastað geta þurft mismikinn aðgang. QRGATE aðgreinir hlutverkið sem framkvæmir innritun frá hlutverki sem aðeins sýnir leyfilegar gestaupplýsingar. Þannig er hægt að hanna hagnýtt móttökuferli án þess að allir notendur á staðnum fái sömu heimildir.
- Aðgangsstarfsfólk: notandi eða tímabundinn starfsmaður sem er úthlutað á viðburð og getur fundið gesti, framkvæmt innritun og, þegar heimilt er, skráð notkun á Custom Items. Hægt er að rekja innritunaraðgerðir til þess sem framkvæmdi þær.
- Gagnalesari: lesaðgangshlutverk sem sýnir leyfilegar gestaupplýsingar og gestatengd Custom Items. Gagnalesari getur ekki framkvæmt innritun eða breytt gögnum um gesti, innritun eða Custom Items.
- Sjálfsinnritun: valkvætt rekstrarform á viðburðastigi þar sem boðsgestur byrjar sjálfur innritun með QR-miða eða öðrum studdum auðkenni. Sömu bakendareglur gilda og fyrir innritun með aðstoð starfsfólks.
Hagnýtt ferli fyrir innritun á boðsviðburði
Viðburðastaður getur notað QRGATE sem hluta af skilgreindu ferli fyrir, á meðan og eftir viðburðinn. Nákvæm mönnun fer eftir viðburðinum, en grunnupplýsingarnar haldast tengdar.
- 1. Búðu til viðburðinn og stilltu nauðsynlegar upplýsingar, stöðu og rekstrarstillingar.
- 2. Búðu til eða flyttu inn gestalista fyrir viðburðinn. Staðfestu hvaða gestareitir og Custom Items skipta móttökuteymið máli.
- 3. Sendu persónuleg boð með upplýsingum um viðburðinn og einstökum QR-miða hvers gests.
- 4. Úthlutaðu heimiluðu aðgangsstarfsfólki á viðburðinn. Ef móttöku- eða VIP-teymi þarf aðeins upplýsingar skaltu veita viðeigandi lesaðgang.
- 5. Við komu er QR-miðinn skannaður eða gestur auðkenndur með öðrum studdum hætti. Kerfið finnur gest og viðburð og beitir síðan innritunarreglunum.
- 6. Ef sjálfsinnritun er virk geta boðsgestir hafið eigin innritun í stilltu sjálfsafgreiðsluferli. Innritun starfsfólks og sjálfsinnritun fylgja sömu viðskiptareglum.
- 7. Notaðu skýrslur um innritun, gesti, RSVP, Custom Items og virkni starfsfólks til að fara yfir viðburðinn og flytja út viðeigandi upplýsingar.
Stjórnaðu viðbótum gesta án þess að fela þær í athugasemdum
Komuferli á viðburðastað snýst stundum um meira en nærveru. Custom Item-módel QRGATE tengir valkvæða þjónustu, réttindi eða efnislega hluti við réttan viðburð og gest. Dæmi eru VIP-bílastæði, máltíðir, gjafir, aðgangssvæði og aðrir hlutir sem skipuleggjandi skilgreinir. Hægt er að stjórna stöðu þeirra og hafa þá með í skýrslugerð sem hluta af verkflæði viðburðarins.
- Skoðaðu leyfileg Custom Items þegar gagnalesari styður móttöku gesta eða VIP-upplýsingar.
- Leyfðu heimiluðu aðgangsstarfsfólki að skrá notkun á viðeigandi Custom Items þar sem ferlið krefst þess.
- Haltu Custom Items sem viðburðagögnum tengdum gestinum í stað óformlegra athugasemda.
- Notaðu skýrslu um notkun Custom Items til rekstrarlegar eftirfylgni eftir viðburðinn.
Mikilvæg mörk á notagildi og eiginleikum
QRGATE hentar þegar viðburðastaður hýsir eða styður boðsviðburð með fyrirfram skilgreindum gestalista sem skipuleggjandi stýrir. Vettvangurinn styður tengt ferli frá undirbúningi gestalista í gegnum boð, auðkenningu QR-miða, staðfesta innritun og skýrslugerð. Ekki ætti að meta hann sem almennt skráningar-, miðasölu- eða rekstrarkerfi fyrir viðburðastaði.
- QRGATE styður valkvæða opinbera skráningarsíðu og skráningarform fyrir viðburði. Opinber innsending býr fyrst til Registration; gestur verður til samkvæmt skjalfestum reglum um handvirkan eða sjálfvirkan flutning yfir á gestalista.
- Gestaskrár eru búnar til, fluttar inn eða stjórnað af skipuleggjanda, þar með talið í studdu Excel-ferli.
- QR-miði veitir ekki sjálfstæðan aðgang; innritunarreglur ákvarða niðurstöðuna.
- Aðgangsstarfsfólk þarf að vera rétt úthlutað á viðburðinn til að framkvæma innritun.
- Gagnalesarar hafa aðeins lesaðgang og geta hvorki framkvæmt innritun né breytt gestagögnum.
- Tiltækur Product Brain staðfestir ekki sérstakar samþættingar við viðburðastaði, verð, vottanir, tækjasamhæfi umfram skjalfest sjálfsafgreiðslutæki eða tryggðan afköst.
- Ef spurning um vöruna er ekki svarað á þessari síðu skaltu hafa samband við support@qrgate.org í stað þess að byggja á forsendu.
Algengar spurningar
Getur QRGATE haldið utan um gestalista fyrir boðsviðburð á viðburðastað?
Já. QRGATE styður gestalista fyrir einstaka viðburði sem skipuleggjandi býr til, flytur inn eða stýrir, þar á meðal studd Excel-ferli. Lausnin er ætluð boðsgestum, ekki opinni sjálfsskráningu þátttakenda.
Hvernig er boðsgestur auðkenndur við innganginn?
Boðsgesturinn sýnir einstakan QR-miða sem tengist réttum viðburði og gestaskrá. QRGATE finnur auðkennið og beitir viðskiptareglum áður en samþykkt eða hafnað innritun er skráð. QR-miðinn er auðkenni og veitir ekki sjálfstæðan aðgang.
Hver er munurinn á aðgangsstarfsfólki og gagnalesara?
Aðgangsstarfsfólk er úthlutað á viðburð og getur framkvæmt innritun þegar það hefur viðeigandi heimildir. Gagnalesari hefur aðeins lesaðgang að leyfilegum gestaupplýsingum og gestatengdum Custom Items og getur ekki framkvæmt innritun eða breytt gögnum.
Geta boðsgestir innritað sig sjálfir á viðburðastað?
Já, ef sjálfsinnritun er virk sem rekstrarform á viðburðastigi. Boðsgestur getur hafið ferlið með QR-miða eða öðru studdu auðkenni og QRGATE beitir sömu bakendareglum og við innritun starfsfólks.
Veitir QR-miði sjálfkrafa aðgang að viðburðastaðnum?
Nei. QR-miði auðkennir gest og viðburð. Innritunarreglur kerfisins ákvarða hvort tilraun til komu er samþykkt eða hafnað.
Geta teymi á viðburðastað fylgst með VIP-bílastæðum, máltíðum eða öðrum viðbótum gesta?
QRGATE styður Custom Items tengd viðburði og gestum. Dæmi eru VIP-bílastæði, máltíðir, gjafir og aðgangssvæði, með stöðum sem hægt er að stjórna og taka saman í skýrslum. Staðfesta ætti nákvæma uppsetningu fyrir hvern viðburð.
Getur QRGATE greint á milli RSVP-svara og lokinnar innritunar?
Já. RSVP skráir svar gests við boði en innritun skráir raunverulegt, skráð komutilvik á viðburðinum. QRGATE heldur þessum gögnum aðskildum fyrir rekstraryfirsýn og skýrslugerð.
Styður QRGATE almenna skráningu þátttakenda eða miðasölu?
Nei. QRGATE er byggt fyrir boðsviðburði og gestalista sem skipuleggjandi stýrir. Það býður ekki upp á almenna sjálfsskráningu þátttakenda eða almenna miðasölu. Hafðu samband við support@qrgate.org ef þörfin er önnur.
Skipuleggðu næstu móttöku boðsgesta með QRGATE
Búðu til aðgang og prófaðu kynningarsýninguna til að meta verkflæðið fyrir viðburð, gesti, QR-miða, aðgangsstarfsfólk, sjálfsinnritun og skýrslugerð á viðburðastaðnum þínum.
Búa til aðgang og prófa kynningarsýningu