Röng skráningarleið getur skapað óþarfa vinnu áður en Event hefst. Excel-innflutningur á gestalista í umsjón skipuleggjanda og opinbert Registration-form eru ekki sama lausnin: önnur byrjar á gögnum sem teymið hefur þegar stjórn á, en hin safnar Registration-færslum sem þurfa að vera aðskildar þar til þær uppfylla skilyrði fyrir flutning yfir á Guest List. Þessi handbók útskýrir hagnýtan mun, áhrifin fyrir gesti og viðburðateymi og hvernig þú velur á milli leiðanna.
Vandamálið í rekstri: tvær skráningarleiðir með ólíkan upphafspunkt
Fyrsta spurningin er ekki hvaða form eða töflureiknir sé auðveldastur í notkun. Hún er hvort teymið þitt viti nú þegar hverjir eiga að vera á Guest List fyrir Event. Ef boðsgestirnir eru fyrirfram ákveðnir gæti skipuleggjandinn þurft stýrt Guest-vinnuflæði frá upphafi. Ef þátttakendahópurinn er ekki að fullu þekktur gæti opinber Registration Page hentað betur til að safna einstaklings- eða hópskráningum.
- Notaðu Excel-innflutning á Guest List þegar skipuleggjandinn er þegar með lista yfir fyrirhugaða Guests og vill stjórna þessum Event-tengdu færslum beint.
- Notaðu opinbera Event Registration þegar fólk þarf að skrá eigin upplýsingar eða þegar staðfestur Registration Contact þarf að skrá nokkra þátttakendur.
- Íhugaðu báðar leiðir þegar sumir þátttakendur eru þekktir fyrirfram en aðra þarf að safna í gegnum opinbera Registration Page.
- Ekki líta á opinbera Registration-færslu sem sjálfkrafa Guest, QR Ticket-hafa eða einstakling sem hefur heimild til að fara inn á Event.
Hvað gerist þegar röng leið er valin
Val á skráningarleið hefur áhrif bæði á upplifun gesta og vinnu viðburðateymisins. Fyrirtækjateymi með staðfestan boðslista gæti til dæmis skapað óþarfa opinber skráningarskref fyrir fólk sem hefur þegar verið valið. Aftur á móti getur stofnun sem kynnir opna Registration Page skapað handavinnu ef starfsfólk biður alla þátttakendur um að senda upplýsingar í tölvupósti og slær þær síðan aftur inn í sérstakan rekstrarlista.
- Gestir geta verið óvissir um hvort innsending forms þýði að þeir séu samþykktir, boðnir eða með heimild til að fara inn.
- Viðburðateymið gæti þurft að afrita upplýsingar milli tölvupósts, töflureikna, Registration-færslna og rekstrarlegs Guest List.
- Einn tengiliður sem skráir marga getur verið illa framsettur ef ferlið geymir aðeins eina hópfærslu í stað þess að varðveita hvern þátttakanda sem sérstaka færslu.
- Ef gert er ráð fyrir að Registration jafngildi Guest-stöðu getur teymið sent boð eða undirbúið inngöngu áður en hæfis- og flutningsskrefum er lokið.
- Töflureiknir sem notaður er sem óformlegt opinbert form veitir ekki sama skjalfesta Registration-, staðfestingar-, hópþátttakenda- og flutningslíkanið.
Hagnýt regla: flytja inn, skrá opinberlega eða sameina báðar leiðir
Veldu leið eftir því hvaðan auðkenni þátttakenda kemur og hversu mikla stjórn skipuleggjandinn þarf. Ákvörðunin snýst um hvar Guest-vinnuflæðið hefst, ekki um hvaða leið hljómar nútímalegast.
- Veldu Excel-innflutning á Guest List ef skipuleggjandinn er með fyrirfram ákveðinn boðslista, stjórnar því hver verður Guest og þarf ekki opinbera skráningarsíðu fyrir aðalhópinn.
- Veldu opinbera Event Registration ef þátttakendur þurfa að senda inn eigin upplýsingar, ef Event þarf opinbera Registration Page eða ef einn staðfestur Registration Contact má skrá marga þátttakendur.
- Veldu báðar leiðir ef Event er með fyrirfram ákveðinn lista í umsjón skipuleggjanda og sérstakan hóp sem skráir sig opinberlega. Guest List getur þá innihaldið innflutta, handvirkt stofnaða og yfirfærða Guests.
- Haltu Registration- og Guest List-stigunum aðskildum þegar samþykki, staðfesting eða yfirferð skipuleggjanda skiptir máli áður en Invitation- og inngönguferlið hefst.
Hvenær Excel-innflutningur á Guest List hentar betur
Excel-innflutningur á Guest List hentar þegar skráningin er í umsjón skipuleggjanda. Ráðstefnuteymi gæti fengið staðfestan þátttakendalista frá innri deild, en viðburðastofa gæti fengið samþykktan boðslista í töflureikni frá viðskiptavini. Í slíkum tilvikum byrjar skipuleggjandinn á fólkinu sem á að stjórna sem Event Guests í stað þess að biðja það fyrst um að fylla út opinbert form.
- Boðslistinn er þegar þekktur og samþykktur af skipuleggjanda eða Event-teymi.
- Event er fyrst og fremst byggt á boðum og teymið vill stofna eða flytja inn Guest-færslur beint.
- Skipuleggjandinn vill ákveða hvenær hver einstaklingur fer á Guest List áður en sérsniðið Invitation er sent.
- Upplýsingar þátttakenda eru meðhöndlaðar sem Event-tengdar Guest-færslur, ekki sem almennur CRM-tengiliðagrunnur.
- Teymið vill halda áfram úr Guest List yfir í Invitation, valkvætt RSVP, QR Ticket og staðfest Check-in.
Hvenær opinber Event Registration hentar betur
Opinber Event Registration hentar þegar skipuleggjandinn þarf skipulagða leið til að safna upplýsingum um þátttakendur áður en Guest-vinnuflæðið hefst. QRGATE getur veitt Event-tengda opinbera Registration Page og breytanlegt Registration Form. Formið getur stutt einstaklingsskráningu eða hópferli þar sem einn staðfestur Registration Contact skráir marga þátttakendur.
- Event þarf opinberan hlekk sem fólk getur notað til að senda inn eigin skráningu.
- Endanlegur þátttakendalisti er ekki þekktur við upphaf skipulagningar.
- Fyrirtækjatengiliður, aðstoðarmaður, starfsmaður mannauðsdeildar eða annar staðfestur Registration Contact þarf að skrá marga.
- Hver þátttakandi þarf að vera sérstök Attendee Registration svo hann geti síðar fengið eigin Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket og Check-in-sögu.
- Skipuleggjandinn þarf skjalfestar Registration-stöður, tölvupóstsstaðfestingu, sérsniðnar spurningar, afkastagetu eða útflutning á þátttakendastigi.
- Event þarf upplýsingagjöf um verð eða reiknaðar þátttökuupphæðir, en greiðslur eru áfram utan QRGATE.
Getur sama Event notað báðar leiðir? Já, en ekki gera ráð fyrir sjálfvirkri sameiningu
Event Registration kemur ekki í stað núverandi Guest List-vinnuflæðis. QRGATE styður Guests sem skipuleggjandi stofnar, Guests sem fluttir eru inn með studdum Excel-innflutningi og Guests sem verða til við hæfan Registration-flutning á sama Event. Þannig er hægt að nota blandað skráningarlíkan þegar þátttakendur koma úr ólíkum áttum.
- Flyttu fyrirfram ákveðna boðshópinn inn með studdu Excel-innflutningsleiðinni fyrir Guest List.
- Haltu opinberum innsendingum í aðskilda Registration-laginu þar til skjalfest hæfis- og staðfestingargrundvöllur er fyrir hendi.
- Flyttu hæfar Registration-færslur handvirkt yfir á Guest List eða notaðu Automatic transfer aðeins eftir að skipuleggjandinn hefur virkjað þann Event-stillingarham.
- Ekki gera ráð fyrir að QRGATE sameini sjálfkrafa innfluttar Guest-færslur og Registration-færslur. Kerfið varðveitir tengslin milli yfirfærðrar Registration og Guest-færslunnar sem verður til.
- Notaðu conversion state fyrir Registration til að greina á milli færslna sem hafa ekki verið færðar og þeirra sem þegar hafa verið settar á Guest List.
Hvernig QRGATE tengir skráningarleiðirnar
QRGATE heldur báðum skráningarleiðum í einu Event-miðuðu vinnuflæði en varðveitir ólíka merkingu þeirra. Event er sameiginlegt samhengi. Registration-einingin safnar og staðfestir innsendingar; Guest List verður rekstrarlegur upphafspunktur næstu Invitation- og inngönguskrefa eftir að einstaklingur hefur verið settur á Guest List.
- Leið skipuleggjanda: Event → studdur Excel-innflutningur eða handvirk stofnun Guest → Guest List → Invitation → valkvætt RSVP → QR Ticket → staðfest Check-in.
- Einstaklingsleið Registration: Event → Public Registration Page → Attendee Registration-innsending → þátttakandinn staðfestir eigin tölvupóst → hæf Registration → Manual eða Automatic Guest List transfer sem skipuleggjandi hefur virkjað → Guest.
- Leið fyrir marga þátttakendur: staðfestur Registration Contact bætir við mörgum þátttakendum og hver þátttakandi er geymdur sem sérstök Attendee Registration áður en flutningur á Guest List á sér stað.
- Handvirkur flutningur er sjálfgefin leið. Skipuleggjandinn yfirfer hæfar Registration-færslur og getur notað skjalfest Guest List-conversion-vinnuflæði.
- Automatic transfer krefst virkjunar skipuleggjanda og skjalfests staðfestingargrundvallar. Það breytir ekki óstaðfestri opinberri innsendingu sjálfkrafa í Guest eða inngönguheimild.
- Eftir flutning helst Registration tengd Guest, opinber breyting á Registration læsist og venjulegt Guest-vinnuflæði heldur áfram.
- Flutningur sendir ekki Invitation sjálfkrafa. Skipuleggjandinn stjórnar áfram aðskildu Invitation-vinnuflæðinu.
- QR-kóði fyrir Registration vísar fólki á opinbera Registration Page; hann er ekki sami hlutur og einstaklingsbundið QR Ticket í síðara Guest-vinnuflæði.
Hagnýtur ávinningur af því að halda stigunum aðskildum
Með því að aðgreina skráningu frá Guest-rekstri fær viðburðateymið skýrari ákvörðunarpunkt. Teymið getur safnað upplýsingum opinberlega án þess að rugla saman innsendingu og samþykktum Event Guest, en boðsmiðað teymi getur sleppt óþarfa opinberri skráningu og unnið beint úr stýrðum lista.
- Gestir fá skýrari væntingar vegna þess að Registration, Invitation, RSVP, QR Ticket og Check-in tákna ólík stig.
- Skipuleggjendur halda stjórn á því hvaða hæfar Registration-færslur fara á rekstrarlegan Guest List þegar Manual transfer er notað.
- Hóp Registration þarf ekki að fella marga einstaklinga saman í einn tengilið; hver þátttakandi getur haldið áfram sem sérstök færsla.
- Guest List helst hagnýtt rekstraryfirlit fyrir Invitations, RSVP-stöðu, Guest/Ticket-upplýsingar og undirbúning inngöngu.
- Staðfest Check-in fylgir viðskiptareglum Events eftir Guest- og QR Ticket-vinnuflæðið, í stað þess að líta á formsendingu eða QR-mynd sem inngönguheimild.
- Sama Event getur stutt mismunandi skráningaruppsprettur án þess að neyða alla þátttakendur í sömu leið.
Forsendur, takmarkanir og hvenær á að hafa samband við þjónustudeild
Áður en þú velur leið skaltu staðfesta rekstrarstefnu Eventsins. Excel-innflutningur er skjalfestur sem studd Guest List-eiginleiki, en Product Brain skilgreinir ekki allar mögulegar uppsetningar töflureikna, dálkavörpun, hreinsunarferli eða takmörk innflutnings. Fyrir spurningar um tiltekna skrá eða útfærslu skaltu hafa samband við support@qrgate.org í stað þess að gera ráð fyrir samhæfni.
- Fyrir opinbera Registration skaltu ákveða hvort Event noti Manual transfer eða Automatic transfer sem skipuleggjandi virkjar. Manual er sjálfgefið.
- Skilgreindu þann staðfestingargrundvöll sem þarf til að Registration teljist hæf. Við sjálfsskráningu notar ferlið staðfestan tölvupóst þátttakandans; þátttakandi sem staðfestur Registration Contact bætir við getur verið hæfur á grundvelli tengiliðarins, en staðfesting tengiliðar staðfestir ekki sjálfkrafa tölvupóst allra þátttakenda.
- Ekki lýsa QRGATE Event Registration sem opinberri miðasölu, greiðsluvinnslu eða sjálfvirkri inngönguheimild. Reiknað verð er aðeins upplýsingagjöf.
- Ekki gera ráð fyrir sjálfvirkum biðlista, innfellingu forms í iframe, sjálfvirkum Invitations eða sjálfvirkum RSVP-áminningum; þessir eiginleikar eru ekki skjalfestir í Product Brain.
- Mundu að Registration og RSVP eru aðskilin. Registration kemur á undan Guest-vinnuflæðinu, en RSVP skráir núverandi þátttökuáform núverandi Guest.
- Ef skráarsnið, hæfisregla, flutningssviðsmynd eða samþætting sem þú þarft er ekki fjallað um hér skaltu leita staðfestrar ráðgjafar hjá support@qrgate.org.
Algengar spurningar
Hver er munurinn á Excel-innflutningi á Guest List og Event Registration í QRGATE?
Excel-innflutningur á Guest List er leið í umsjón skipuleggjanda til að stofna Event-tengdar Guest-færslur úr studdum Excel-innflutningi. Event Registration er valfrjálst opinbert skráningarlag. Opinber innsending er fyrst geymd sem Registration og getur aðeins orðið Guest eftir að skjalfest hæfis- og staðfestingarreglur heimila Manual eða Automatic transfer sem skipuleggjandinn hefur virkjað.
Hvenær ætti skipuleggjandi að nota Excel-innflutning á Guest List?
Notaðu hann þegar boðslistinn er þegar þekktur og skipuleggjandinn vill stjórna Guest List beint. Hann hentar boðsmiðuðum Eventum þar sem teymið getur flutt inn eða stofnað Guests fyrst og síðan stjórnað Invitations, valkvæðu RSVP, QR Tickets og staðfestu Check-in.
Hvenær er opinber Event Registration betri skráningarleið?
Opinber Event Registration hentar betur þegar þátttakendur þurfa að senda upplýsingar í gegnum opinbera Registration Page, þegar endanlegur listi er ekki þekktur fyrirfram eða þegar staðfestur Registration Contact þarf að skrá marga. Hún hentar einnig þegar skipuleggjandinn þarf skipulagðar spurningar, afkastastillingar, staðfestingu eða upplýsingagjöf um verð.
Getur Event notað bæði Excel-innflutta Guests og Event Registrations?
Já. Guest List getur innihaldið handvirkt stofnaða Guests, studda Excel-innflutta Guests og Guests sem fluttir eru úr hæfum Event Registrations. QRGATE sameinar ekki sjálfkrafa innfluttar Guest-færslur og Registration-færslur, þannig að teymið þarf að meðhöndla hvora uppsprettu samkvæmt skjalfestu vinnuflæði hennar.
Verður opinber Registration-innsending strax að Guest?
Nei. Innsendingin er fyrst Attendee Registration. Við sjálfsskráningu þarf þátttakandinn að staðfesta eigin tölvupóst; þegar Registration Contact bætir við þátttakanda getur hæfi byggst á staðfestingu tengiliðarins. Skipuleggjandinn notar síðan Manual transfer sem sjálfgefna leið eða virkjar Automatic transfer fyrir hæfar Registration-færslur.
Getur staðfestur Registration Contact skráð marga þátttakendur?
Já. Staðfestur Registration Contact getur skráð marga þátttakendur á sama Event. Hver einstaklingur er áfram sérstök Attendee Registration og getur síðar fengið eigin Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket og Check-in-sögu. Staðfesting tengiliðarins staðfestir ekki sjálfkrafa eigin tölvupóst hvers þátttakanda.
Sendir flutningur úr Registration yfir á Guest List Invitation sjálfkrafa?
Nei. Flutningurinn stofnar og tengir Guest-færsluna, varðveitir tengslin við Registration og læsir opinberum breytingum á Registration. Invitation er áfram aðskilið vinnuflæði í umsjón skipuleggjanda.
Er QRGATE Event Registration kerfi fyrir miðasölu eða greiðsluvinnslu?
Nei. QRGATE getur stutt upplýsingagjöf um grunnverð, gjaldmiðil, verðviðbætur, breytingar út frá svörum eða valkostum og reiknaðar Registration-verðmyndir. Það vinnur ekki úr greiðslum, býður ekki upp á opinbera miðasölu og veitir ekki inngöngu á grundvelli Registration eða reiknaðs verðs.
Veldu skráningarleið og prófaðu vinnuflæðið
Stofnaðu QRGATE-aðgang og prófaðu kynninguna til að sjá hvernig Guest List í umsjón skipuleggjanda og opinber Event Registration geta passað inn í rekstur Eventsins. Ef þú þarft staðfestingu á tilteknu innflutningsformi eða óstuddu skilyrði skaltu hafa samband við support@qrgate.org.
Stofna QRGATE-aðgang og prófa kynninguna