Á ráðstefnu, fyrirtækjaviðburði eða lokuðum boðsviðburði sem stendur yfir í nokkra daga snýst áskorunin ekki aðeins um hvort hægt sé að skanna sama QR-kóða aftur. Mikilvægara er að sama gestasnið og QR-miði séu sannprófuð rétt á hverjum viðburðardegi. Vel útfært ferli ætti að styðja eina innritun á dag, endurtekna innritun þegar hún er stillt þannig, enga skyldubundna útskráningu milli daga og samræmda dagsetningameðhöndlun á öllum skönnunartækjum. QRGATE styður þetta líkan og heldur gesti, viðburði og QR-miða tengdum allan viðburðinn.
Vandamálið í rekstrinum: hver viðburðardagur getur orðið sérstakt miðastjórnunarverkefni
Þegar skipuleggjendur meðhöndla hvern dag sem sérstakt aðgangsferli verður umsýslan fljótt sundurleit. Þriggja daga ráðstefna getur leitt til daglegra QR-miða, tvítekinna gestaskráa, margra viðburða eða handvirkra daglista. Starfsfólk þarf þá að útskýra hvaða miði á að nota, laga tvíteknar færslur og samræma mætingu milli ólíkra ferla.
- Gestir geta fengið marga miða fyrir það sem þeim finnst vera einn viðburður.
- Sami einstaklingur getur birst í aðskildum daglistum eða færslum.
- Starfsfólk við inngang þarf að ákveða hvaða dagmiði eða listi gildir.
- Breytingar á gestaupplýsingum gætu þurft að vera endurteknar í mörgum færslum.
- Dagleg skýrslugerð verður erfiðari þegar einum viðburði er skipt í tilbúin, aðskilin ferli.
Hvers vegna þetta skiptir máli fyrir gesti og viðburðateymi
Aðskildir dagmiðar skapa óþarfa óvissu fyrir gesti. Þeir vita kannski ekki hvort þeir eigi að sýna QR-kóðann frá deginum áður, nýjan tölvupóst eða annan miða næsta dag. Við innganginn getur þetta breytt einfaldri komu í handvirka leit. Fyrir teymið felst áhættan ekki aðeins í lengri samtölum heldur einnig í því að beita einnota reglu fyrir allan viðburðinn í stað þess að beita henni aðeins þann dag sem er virkur.
- Innritun fyrri dags ætti ekki að láta gilda komu næsta dags mistakast.
- Gleymd útskráning ætti ekki að hindra aðgang næsta dag.
- Staðartími skönnunartækis ætti ekki að hnekkja tímabelti viðburðarins.
- Læsanlegur QR-kóði er ekki sjálfkrafa aðgangsheimild áður en reglur hafa verið sannprófaðar.
Algengar lausnir og hvers vegna þær duga ekki alltaf
Skipuleggjendur gefa oft út sérstakan QR-miða fyrir hvern dag, búa til einn viðburð á dag, flytja út daglega töflureikna eða krefjast útskráningar áður en gestir fara. Þetta getur virkað sem handvirkt verklag en bætir við færslum, yfirfærslum og mögulegum villum. Gestir þurfa að halda utan um fleiri miða og starfsfólk þarf að muna hvaða daglega ferli gildir.
- Aðskildir QR-miðar auka dreifingar- og stuðningsvinnu.
- Aðskildir viðburðir kljúfa gesti, boð og skýrslusamhengi.
- Daglegir töflureiknar geta orðið ósamstilltir við núverandi gestalista.
- Skyldubundin útskráning bætir við aðgerð sem gestir geta gleymt.
- Ólík tímabelti tækja geta valdið ósamræmi ef tímabelti viðburðarins er ekki ráðandi.
Svona meðhöndlar QRGATE innritun á margra daga viðburði
QRGATE meðhöndlar margra daga dagskrá sem einn viðburð með rökréttum viðburðardögum. Viðburðurinn hefur upphafsdag, lokadag og stillt tímabelti, en gestur og QR-miði eru áfram tengd sama viðburði. Virkur viðburðardagur við sannprófun er ákvarðaður út frá tímabelti viðburðarins, ekki ætluðum staðartíma skönnunartækisins.
- Sama QR-miða má nota aftur á síðari dögum innan sama margra daga viðburðar.
- Einnota innritun þýðir eina samþykkta innritun á virkum degi, ekki eina fyrir allan viðburðinn.
- Endurtekin innritun getur heimilað fleiri samþykktar innritanir á virkum degi samkvæmt stillingum.
- Innritun næsta dags krefst ekki samþykktrar útskráningar fyrri dags.
- Viðburðardagur býr ekki til sérstakan gest, boð eða QR-miða.
QRGATE-einingarnar sem vinna saman
Ferlið byggir á tengdum QRGATE-einingum en ekki QR-myndinni einni. Viðburðar- og dagupplýsingar veita dagsetningar- og tímabeltissamhengi. Gestafærslan heldur þátttakandanum tengdum viðburðinum. QR-miðinn auðkennir gest eða miða og innritunin beitir síðan viðeigandi viðskiptareglum áður en niðurstaða er skráð.
- Viðburður og viðburðardagar skilgreina dagsetningar, samhengi og tímabelti.
- Gestalistinn heldur einu gestasniði fyrir viðburðinn.
- Boð og QR-miði tengja þátttakandann við sama viðburð.
- Entry Staff eða Self Check-in geta hafið studda innritunarleið.
- Sannprófun metur virkan dag, innritunarham og stöðu gests eða miða áður en niðurstaða er skráð.
- Rekstraryfirlit geta sýnt daglegar innritunarupplýsingar án þess að kerfið verði skyldubundið inn- og útskráningarkerfi.
Hagnýtt ferli fyrir innritun á margra daga ráðstefnu
Hugsum okkur þriggja daga ráðstefnu. Skipuleggjandinn heldur úti einum viðburði og einni gestafærslu, sendir eitt boð og gefur út einn QR-miða. Við hverja komu auðkennir QRGATE miðann og sannprófar hvort innritun sé heimil þann virka viðburðardag samkvæmt stilltum aðgangsreglum.
- 1. Búðu til einn margra daga viðburð með upphafsdegi, lokadegi og tímabelti.
- 2. Bættu gestinum við einu sinni eða flyttu hann inn í stað þess að búa til daglega færslu.
- 3. Sendu boðið og veittu QR-miða sem tengist viðburðinum.
- 4. Á fyrsta degi auðkennir Entry Staff eða Self Check-in QR-miðann og QRGATE sannprófar daglegar reglur.
- 5. Á öðrum degi sýnir gesturinn sama QR-miða aftur; útskráning fyrri dags er ekki nauðsynleg.
- 6. Í einnota ham er ein samþykkt innritun heimil á virkum degi.
- 7. Í endurtekinni innritun geta margar samþykktar innritanir verið heimilar sama dag samkvæmt stillingum.
- 8. Sama ferli heldur áfram næstu viðburðadaga á meðan gestur og miði eru tengd sama viðburði.
Hvers vegna einn QR-miði er einfaldari í rekstri
Með því að halda gesti, boði og QR-miða innan eins viðburðar fækkar auðkennum og miðafærslum sem teymið þarf að viðhalda. Dagleg sannprófun veitir samt stjórn vegna þess að aðgangsákvörðunin byggist á virkum viðburðardegi og stilltum innritunarham. Niðurstaðan er auðskiljanlegra ferli fyrir gesti án þess að fórna reglunum sem starfsfólk þarf við innganginn.
- Eitt viðburðarsamhengi gefur teyminu samræmdar gesta- og miðaupplýsingar.
- Einn QR-miði forðar teyminu frá því að útskýra nýjan miða fyrir hvern ráðstefnudag.
- Dagleg einnota sannprófun kemur í veg fyrir að gildur miði sé talinn notaður fyrir alla dagskrána.
- Endurtekin innritun styður gesti sem fara og koma aftur sama dag.
- Sannprófun samkvæmt tímabelti viðburðarins gerir dagamörkin skýr og samræmd.
- Sama rekstrarlíkan styður bæði Entry Staff og Self Check-in.
Atriði sem þarf að hafa í huga við uppsetningu
Áreiðanlegt margra daga ferli byrjar á rétt stilltum viðburði, dagsetningum, tímabelti og innritunarham. Þessar stillingar ákvarða hvernig QRGATE túlkar hverja komu og hvort sama QR-miði sé samþykktur aftur á virkum degi eða næsta degi.
- Farðu yfir tímabelti viðburðarins áður en fyrsti gestur kemur, sérstaklega ef tæki starfsfólks nota ólík tímabelti.
- Veldu einnota eða endurtekna innritun samkvæmt raunverulegri aðgangsstefnu.
- QR-skönnun auðkennir gest eða miða, en samþykktur aðgangur krefst samt sannprófunar.
- Útskráning er ekki nauðsynleg áður en gestur kemur inn næsta dag.
- Ekki líta á margra daga innritun sem rauntímafjölda innan svæðis nema sérstakt ferli sé hannað fyrir það.
- Haltu margra daga viðburðinum innan eins viðburðarsamhengis í stað óþarfa daglegra afrita.
Hvað með eins dags viðburði?
Eins dags viðburðir eru áfram einfaldir. Skipuleggjendur þurfa ekki sérstaka dagmiða eða margra daga ferli fyrir venjulegan eins dags viðburð. Venjulegur gestalisti, boð, QR-miði og sannprófuð innritun halda áfram að gilda.
- Ekki þarf sérstakan dagmiða fyrir eins dags viðburð.
- Hið hefðbundna viðburða- og gestalistakerfi er áfram í boði.
- Margra daga hegðun verður aðeins viðeigandi þegar viðburður spannar marga rökrétta viðburðadaga.
Algengar spurningar
Er hægt að nota einn QR-miða á mörgum viðburðardögum?
Já. Innan sama stillta margra daga viðburðar má nota sama QR-miða aftur á síðari dögum. QRGATE sannprófar virkan dag og aðgangsreglur áður en hver samþykkt innritun er skráð.
Geta þátttakendur notað sama QR-kóða alla daga ráðstefnu?
Já. QR-miðinn er áfram tengdur sama gesti og viðburði, þannig að ekki þarf nýjan daglegan QR-miða. Innritunarreglur eru metnar fyrir virkan viðburðardag.
Hvernig virkar einnota innritun á margra daga viðburði?
Einnota innritun gildir fyrir virkan viðburðardag. Eftir samþykkta innritun er gesturinn eða miðinn notaður þann dag, en sami QR-miði má nota aftur næsta viðburðardag.
Geta gestir með endurtekinn aðgang innritað sig oftar en einu sinni sama dag?
Já, þegar viðburðurinn er stilltur fyrir endurtekna innritun. Margar samþykktar innritanir geta þá verið heimilar á virkum degi, en hver tilraun fer samt í gegnum sannprófun QRGATE.
Þarf gestur að útskrá sig áður en hann kemur inn næsta dag?
Nei. Aðgangur næsta viðburðardag byggist ekki á samþykktri útskráningu fyrri dags. Ferlið stjórnar daglegu innritunarhæfi en ekki skyldubundinni inn- og útskráningu.
Hvernig ákvarðar QRGATE hvaða viðburðardagur er virkur?
QRGATE ákvarðar virkan viðburðardag út frá stilltu tímabelti viðburðarins. Ætlaður staðartími skönnunartækisins er ekki ráðandi mörk dagsins.
Þarf sérstaka gestafærslu eða QR-miða fyrir hvern viðburðardag?
Nei. Viðburðardagarnir eru hluti af sama viðburði og búa ekki til sérstaka gesti, boð eða QR-miða. Sami gestur og sami QR-miði eru notuð allan margra daga viðburðinn.
Hver er munurinn á QR-skönnun og sannprófaðri innritun?
Skönnun auðkennir gest eða miða. Samþykkt innritun er sérstök ákvörðun sem byggist á viðburðarsamhengi, virkum degi, innritunarham og stöðu gests eða miða. Læsilegur QR-kóði einn og sér tryggir ekki aðgang.
Hafðu innritun margra daga einfaldari án daglegra QR-miða
Haltu viðburði, gestum og QR-miðum tengdum á meðan QRGATE beitir réttum aðgangsreglum fyrir hvern viðburðardag. Búðu til QRGATE-aðgang og undirbúðu næsta margra daga viðburð.
Búa til QRGATE-aðgang