Skipuleggjendur læknaráðstefna þurfa oft meira en einfalt skráningarform. Þeir þurfa að safna skipulögðum upplýsingum um þátttakendur, stýra fjölda, fara yfir hverjir mega komast á Guest List Event og gefa samþykktum þátttakendum skýra leið að Invitation, QR Ticket og staðfestu Check-in. QRGATE tengir þessi stig saman í sameiginlegu Event-samhengi. Læknaráðstefnan lýsir notkunartilvikinu; QRGATE heldur því ekki fram að kerfið veiti sértækt samræmi við reglur heilbrigðisgeirans, CME- eða CPD-stjórnun, faggildingareftirlit eða umsjón með vísindadagskrá.
Hverju þurfa teymi sem sjá um skráningu læknaráðstefna að stýra?
Skráningarferli ráðstefnu verður erfitt í rekstri þegar litið er á opinberar innsendingar, samþykkta Guests og raunverulega komu á Event sem sama hlutinn. Algeng vandamál eru einfalt nafn- og netfangsform sem safnar ekki gagnlegum upplýsingum, hópskráningar sem hylja auðkenni einstaklinga, fjöldatalning sem byggir á hópum í stað þátttakenda og aðskilin skráningar-, Invitation- og Check-in-kerfi án skýrs rekstrarferlis.
- Halda opinberri Registration submission aðskilinni frá samþykktum Event Guest.
- Safna hefðbundnum þátttakendaupplýsingum og sérsniðnum spurningum skipuleggjanda á skipulegan hátt.
- Telja afkastagetu eftir þátttakendum en ekki Registration Group.
- Greina á milli staðfestingar, stöðu skráningar, RSVP-áforma, QR Ticket-auðkenningar og raunverulegs Check-in.
- Gefið ráðstefnuteymum út þátttakendamiðað Excel-skjal með hefðbundnum gögnum og svörum við sérsniðnum spurningum.
Af hverju duga handvirkar lausnir oft ekki?
Teymi geta sameinað töflureikna, tölvupóstsamskipti og listann á staðnum til að halda utan um ráðstefnu. Umsjónaraðili gæti afritað svör úr formi yfir í Guest List, haldið annarri töflu fyrir afkastagetu, sent Invitations úr öðru kerfi og beðið starfsfólk um að staðfesta nöfn við innganginn. Þá verður erfiðara að sjá hvaða færsla er í gildi, hvaða þátttakandi tilheyrir hvaða hópi, hvort einstaklingur hafi verið samþykktur og hvort hann hafi í raun mætt á Event. Einnig er auðvelt að rugla saman RSVP-svari eða læsilegri QR-mynd og skráðri ákvörðun um inngöngu.
- Ein röð í töflureikni varðveitir ekki endilega tengslin milli Registration Contact og hvers þátttakanda.
- Hópfjöldi getur vanmetið notuð sæti þegar einn tengiliður skráir marga.
- Opinber innsending er ekki sjálfkrafa samþykktur Guest eða heimild til inngöngu.
- QR-skönnun ein og sér ákveður ekki hvort Guest megi fara inn.
- Aðskilin kerfi neyða teymi til að samræma Registration-, Guest-, Invitation- og Check-in-gögn handvirkt.
Hvernig tengir QRGATE saman verkflæði læknaráðstefnunnar?
QRGATE er Event-vettvangur fyrir rekstur boðsbundinna viðburða með valfrjálsri Event Registration-einingu. Skipuleggjandinn setur fyrst upp Event og Registration-stillingar og birtir síðan vörumerkjamerkta Public Registration Page. Innsendingar vistast sem Registration-færslur áður en þær geta farið í Guest-verkflæðið. Eftir stefnu Event getur skipuleggjandinn farið yfir hæfar færslur handvirkt eða virkjað sjálfvirkan flutning fyrir hæfar Registrations með skjalfestum staðfestingargrunni.
- Stilltu hvenær Registration opnar og lokar, hámarksfjölda þátttakenda, birtingu lausra sæta og flutningsham.
- Birtu Event-sértæka Registration Page með vörumerki Event, grunnupplýsingum og upplýsingatexta frá skipuleggjanda.
- Safnaðu hefðbundnum reitum á borð við nafn, netfang, síma, fyrirtæki, starfsheiti og athugasemd ásamt sérsniðnum spurningum.
- Notaðu netfangastaðfestingu og örugga stjórnunartengla fyrir einstaklingsskráningar og Registration Contacts.
- Farðu yfir Registration-stöðu, staðfestingarstöðu og stöðu Guest List-conversion fyrir eða meðan á flutningi stendur.
- Haltu áfram frá Guest til Invitation, valfrjálsrar RSVP, QR Ticket og staðfests Check-in sem aðskildum stigum.
Safnaðu skipulögðum upplýsingum um þátttakendur læknaráðstefnu
Registration Form Builder gerir skipuleggjendum kleift að bæta sérsniðnum spurningum við hefðbundna reiti. Fyrir ímyndaða læknaráðstefnu gæti teymi notað texta- eða valspurningar um upplýsingar sem þarf til að skipuleggja Event, svo sem stofnun, starfsheiti eða þátttökuvalkost. Þetta eru spurningar sem skipuleggjandi skilgreinir en ekki reglur um hæfi í heilbrigðisgeira eða staðfesting á starfsleyfi.
- Notaðu Short text og Long text fyrir upplýsingar sem skipuleggjandi skilgreinir.
- Notaðu Yes / No, Single choice, Multiple choice og Checkbox fyrir skipulögð svör.
- Stilltu merkingar, hjálpartexta, skyldu- eða valfrjálsa reiti, virka stöðu og röðun þar sem það er stutt.
- Haltu hverju svari tengdu við einstaklingsbundna Attendee Registration-færslu.
- Flyttu svör við sérsniðnum spurningum út sem breytilega dálka í Registration Excel-exporti.
Stýrðu afkastagetu og staðfestingu áður en flutt er á Guest List
QRGATE lítur á afkastagetu sem fjölda þátttakenda en ekki fjölda Registration Groups. Ef einn staðfestur Registration Contact bætir við fimm þátttakendum nota þeir fimm sæti. Kerfið framkvæmir endanlegt afkastupróf á bakenda, einnig með vörn gegn samtímaskráningum. Skipuleggjendur geta jafnframt valið hvort Public Registration Page birti stöðu lausra sæta, til dæmis skilaboð um fjölda sæta sem eftir eru.
- New og Approved þátttakendur teljast með í venjulegri afkastagetu.
- Rejected og Waitlist þátttakendur teljast ekki með í venjulegri afkastagetu.
- Manual Guest List transfer er sjálfgefið og heldur samþykktinni hjá skipuleggjanda.
- Automatic transfer má virkja fyrir hvert Event fyrir hæfar Registrations.
- Self-registration krefst staðfestingar á eigin netfangi þátttakanda til að vera hæf.
- Staðfestur Registration Contact getur veitt staðfestingargrunn fyrir þátttakendur sem hann bætir við, en það staðfestir ekki netfang hvers þátttakanda.
Skráðu marga ráðstefnuþátttakendur án þess að missa einstaklingsfærslur
Registration Contact getur staðfest eigið netfang og bætt einum eða fleiri þátttakendum í Registration Group. QRGATE varðveitir tengsl hópsins en býr til sérstaka Attendee Registration fyrir hvern einstakling. Þetta hentar þegar fyrirtækjastjóri, félagasamtök eða viðburðastofa skráir marga ráðstefnuþátttakendur saman.
- Hver þátttakandi hefur sérstaka Registration-færslu, sérsniðin svör, stöðu og conversion-stöðu.
- Hver þátttakandi getur síðar orðið sérstakur Guest með einstaklingsbundinni Invitation, RSVP, QR Ticket og Check-in-sögu.
- Þátttakandi sem Registration Contact bætti við getur tekið yfir eigin færslu með því að staðfesta netfang sitt í öruggum tengli.
- Eftir self-claim verður þátttakandinn aðalritstjóri eigin persónulegu Registration þar til flutningur á Guest List á sér stað.
- Ef netfang er þegar til fyrir Event býr QRGATE ekki til tvöfalda Attendee Registration; í staðinn má bjóða örugga claim-leið.
Einingarnar sem vinna saman frá Invitation til Check-in
Virði hugbúnaðar fyrir ráðstefnuskráningu og Check-in felst ekki aðeins í forminu. Event veitir sameiginlegt samhengi fyrir Registration Settings, Registration Groups, Attendee Registrations, Guests, Invitations, RSVP, QR Tickets og Check-in. Þegar hæfum þátttakanda hefur verið flutt yfir verður Guest rekstrarhluturinn fyrir síðari boðs- og inngönguferli.
- Event og Event Registration: skilgreina samhengi ráðstefnunnar, form, tímasetningu, afkastagetu og flutningsstefnu.
- Registration og Form Builder: safna hefðbundnum og sérsniðnum upplýsingum um þátttakendur.
- Guest List: geyma samþykkta Event-sértæka Guest-færslur eftir stýrðan flutning.
- Invitation: senda persónulegar upplýsingar um Event og Guest í tölvupósti, með aðgangi að QR Ticket og valfrjálsri RSVP.
- RSVP: skrá Pending, Attending eða Not attending sem þátttökuáform þegar virkjað; það er ekki sönnun á mætingu.
- QR Ticket og Check-in: auðkenna Guest/Ticket og beita reglum Event áður en samþykkt eða hafnað innganga er skráð.
- Entry Staff og Self Check-in: styðja Check-in með aðstoð starfsfólks eða að frumkvæði Guest innan miðlægs Event-verkflæðis.
Hagnýtt skráningarferli fyrir læknaráðstefnu
Dæmigert verkflæði má stilla eftir því hvernig ráðstefnan tekur við þátttakendum. Dæmið hér notar opinbera skráningarleið með stýrðu samþykki en heldur einnig möguleikanum á Guest List sem skipuleggjandi stjórnar eða studdum Excel-innflutningi fyrir einstaklinga sem teymið þekkir nú þegar.
- 1. Búðu til Event og bættu við dagsetningu, tíma, vettvangi, vörumerki, aðgangsupplýsingum og tungumálastillingum fyrir Guest.
- 2. Virkjaðu valfrjálsa Event Registration-einingu og stilltu opnunar- og lokunartíma, hámarksfjölda og mögulega birtingu lausra sæta.
- 3. Bættu við Registration Information-blokk og byggðu formið með hefðbundnum reitum og sérsniðnum spurningum.
- 4. Birtu vörumerkjamerkta Public Registration Page, dreifðu slóð hennar eða Registration QR-kóða eða settu afritanlegan HTML <a> skráningarhnapp á vef.
- 5. Taktu við einstaklings- eða hópinsendingum. Innsendingin vistast sem Registration áður en staðfestingu er lokið.
- 6. Notaðu skjalfestan staðfestingargrunn með tölvupósti. Registration Contact getur skráð marga; einstaklingar geta staðfest eða síðar tekið yfir eigin færslu.
- 7. Í Manual-ham skaltu fara yfir hæfar færslur, velja viðeigandi stöðu og nota Add selected to Guest List. Í Automatic-ham getur QRGATE flutt hæfar, staðfestar Registrations samkvæmt virkri stefnu skipuleggjanda.
- 8. Sendu sérstakan persónulegan Invitation-tölvupóst. Flutningur á Guest List sendir ekki Invitation sjálfkrafa.
- 9. Ef RSVP er virkjuð skaltu safna núverandi þátttökuáformum Guest. Gefðu síðan aðgang að einstaklingsbundnum QR Ticket í Guest-facing-verkflæðinu.
- 10. Á vettvangi hefja heimilað Entry Staff eða studd Self Check-in-ferli inngöngu. QRGATE staðfestir Event- og Guest/Ticket-samhengið og skráir niðurstöðu Check-in.
- 11. Notaðu studdar rekstrarsýnir og Excel-export fyrir Guest, Registration, Check-in og viðeigandi Extra Item-upplýsingar. Studd Check-in-aðgerðir geta haldið áfram við tímabundið sambandsrof og samstillst síðar þar sem skjalfest Offline-verkflæði á við.
Hvað ættir þú að staðfesta áður en þú velur vettvang?
QRGATE hentar vel þegar læknaráðstefna þarf Event-miðað skráningarlag sem tengist stýrðri Guest List og síðara ferli frá Invitation til inngöngu. Vettvangurinn styður einnig núverandi leið sem skipuleggjandi stjórnar: teymi geta búið til Guests handvirkt eða notað studdan Excel-innflutning jafnvel þegar Event Registration er virkjuð.
- Staðfestu hvort ferlið krefjist Manual-samþykkis eða Automatic transfer fyrir hæfar Registrations sem skipuleggjandi virkjar.
- Ákveddu hvaða upplýsingar eigi að vera hefðbundnir reitir og hvaða upplýsingar eigi að vera sérsniðnar spurningar.
- Skilgreindu hvort Registration Contact-hópskráning henti fyrir skráningar fyrirtækja, félagasamtaka eða umboðsskrifstofa.
- Líttu á reiknað verð sem upplýsingaverð fyrir skráningu. QRGATE vinnur ekki úr kortagreiðslum, gerir upp greiðslur eða rekur almenna miðasölu.
- Mundu að Registration QR-kóðinn vísar á Public Registration Page; hann er ekki Guest QR Ticket eða aðgangsskilríki.
- Gögn QRGATE staðfesta ekki CME- eða CPD-einingastjórnun, faggildingareftirlit, innsendingu útdrátta, umsjón fyrirlesara, staðfestingu heilbrigðisstofnana, starfsleyfisstaðfestingu, heilbrigðisvottanir eða reglutengdar tryggingar.
- Ef þú þarft virkni sem ekki er skjalfest í Product Brain skaltu hafa samband við support@qrgate.org í stað þess að gera ráð fyrir að hún sé í boði.
Algengar spurningar
Getur QRGATE séð um skráningu á læknaráðstefnu áður en þátttakendur verða Guests?
Já. Event Registration er valfrjáls eining á Event-stigi. Opinber innsending vistast fyrst sem Attendee Registration. Hún getur aðeins orðið Guest þegar skjalfestar staðfestingar- og hæfisreglur eru uppfylltar með Manual transfer eða Automatic transfer-stefnu sem skipuleggjandi hefur virkjað.
Getur Registration Form fyrir læknaráðstefnu innihaldið sérsniðnar spurningar?
Já. Form Builder styður Short text, Long text, Yes / No, Single choice, Multiple choice og Checkbox, ásamt stillingum á borð við merkingar, hjálpartexta, skyldu- eða valfrjálsa stöðu, virka stöðu og röðun. Svörin haldast tengd við einstaka Attendee Registration og geta birst sem breytilegir dálkar í Registration Excel-exporti.
Getur einn Registration Contact skráð marga ráðstefnuþátttakendur?
Já. Staðfestur Registration Contact getur búið til hópskráningu með mörgum þátttakendum. Hver einstaklingur er áfram sérstök Attendee Registration og getur síðar fengið sinn eigin Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket og Check-in-færslu.
Verður hver opinber Registration submission strax að Guest?
Nei. Registration og Guest eru aðskilin stig. Í Manual-ham fer skipuleggjandinn yfir og flytur hæfar færslur. Í Automatic-ham þarf skipuleggjandinn fyrst að virkja stefnuna og aðeins Registrations með skjalfestan staðfestingargrunn og hæfi má flytja. Flutningur veitir ekki sjálfkrafa inngöngurétt.
Geta skipuleggjendur stillt hámarksfjölda þátttakenda á læknaráðstefnu?
Já. QRGATE styður hámarksfjölda þátttakenda og telur þátttakendur, ekki Registration Groups. New og Approved nota venjulega afkastagetu en Rejected og Waitlist gera það ekki. Endanlegt afkastupróf fer fram á bakenda og birting lausra sæta er valfrjáls.
Vinnur QRGATE úr greiðslum fyrir skráningu á læknaráðstefnu?
Nei. QRGATE getur reiknað og birt upplýsingaverð fyrir skráningu með grunnverði, gjaldmiðli, viðskeyti frá skipuleggjanda og studdum leiðréttingum eftir svörum eða valkostum. Það býður ekki upp á greiðsluvinnslu á netinu, heimildarfærslu, uppgjör, innheimtu reikninga eða almenna miðasölu.
Hvað gerist eftir að hæfri Registration er bætt á Guest List?
Þátttakandinn verður Event-sértækur Guest sem tengist upprunalegu Registration-færslunni og opinber breyting á Registration lokast. Skipuleggjandinn fylgir síðan aðskildu Guest-ferlinu: Invitation, valfrjáls RSVP, QR Ticket og staðfest Check-in. Invitation er ekki sent sjálfkrafa við flutninginn.
Er Registration QR-kóðinn það sama og Guest QR Ticket?
Nei. Registration QR-kóðinn vísar á Public Registration Page og er notaður til að dreifa skráningartenglinum. Guest QR Ticket er sérstakt Guest- og Event-sértækt auðkenni sem er notað síðar í Check-in-ferlinu. QR-skönnun ein og sér tekur ekki ákvörðun um inngöngu.
Stofnaðu QRGATE-aðgang og prófaðu kynninguna
Stilltu upp Event, prófaðu ferlið frá skráningu til Guest og mettu hvernig Invitations, QR Tickets og staðfest Check-in falla að rekstri læknaráðstefnunnar.
Stofna aðgang og prófa kynninguna